Il bilancio è il documento contabile che definisce la situazione economica, finanziaria e patrimoniale di un’impresa.
Il decreto legislativo n. 139/2015 (Gazzetta Ufficiale 4 settembre 2015, n. 205), che recepisce nel nostro ordinamento giuridico la Direttiva 2013/34/UE relativa ai bilanci ha apportato notevoli e numerose modifiche – e integrazioni – agli articoli che trattavano la materia del bilancio.
Tra queste c’è anche la nuova definizione delle PMI in ambito europeo che include la sottocategoria delle micro imprese.
Il bilancio può essere redatto in forma ordinaria, abbreviata; risulta altresì differente quello delle mciro imprese.
Il bilancio ordinario è disciplinato dall’articolo 2423 comma 1 del c.c. ai sensi del quale sono gli amministratori a dover redigere il bilancio ordinario costituito da prospetti contabili (stato patrimoniale, conto economico e rendiconto finanziario) e nota integrativa.
Il bilancio in forma abbreviata può essere redatto da quelle società di capitali che nel primo esercizio o per due esercizi consecutivi non abbiano superato due dei limiti previsti dalla legge, vale a dire: il totale dell’attivo dello stato patrimoniale (4.400.000 €), ricavi vendite e prestazioni (8.800.000 €), dipendenti occupati durante l’esercizio (massimo 50 unità).
Le società che redigono e presentano il bilancio in forma abbreviata sono esentati dalla presentazione del rendiconto finanziario, mentre devono presentare la nota integrativa.
Veniamo ora alle micro imprese che sono disciplinate dall’articolo 2435-ter c.c. il quale stabilisce che rientrano in questa categoria tutte quelle società che nel primo esercizio o per due esercizi consecutivi non abbiano superato due di questi limiti previsti dalla legge: il totale dell’attivo dello stato patrimoniale (175.000 €), ricavi vendite e prestazioni (350.000 €), dipendenti occupati durante l’esercizio (massimo 5 unità).
Le micro imprese non sono tenute alla redazione del rendiconto finanziario e della nota informativa.
Sia le piccole imprese che le micro imprese possono presentare a loro discrezione il bilancio in forma ordinaria.
Piccola nota conclusiva: c’è un ulteriore forma di bilancio: il consolidato.
Questo tipo di bilancio è un documento consuntivo che riguarda la situazione economica, finanziaria e patrimoniale di un gruppo di imprese ed è elaborato e redatto dalla società al vertice.
Deposito bilancio: termini, formato e modalità
Ai sensi dell’articolo 2435 c.c. Il bilancio, indipendentemente dalla forma in cui viene redatto, va presentato al Registro imprese della Camera di Commercio competente per territorio entro 30 giorni dalla data di approvazione.
L’assemblea per l’approvazione del bilancio va convocata una volta all’anno entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
Dal 2010 le società sono tenute a depositare il bilancio nel formato telematico XBRL (Gazzetta Ufficiale n. 304 del 31 dicembre 2008).
XBRL è l’acronimo di eXtensible Business Reporting Language ed è un linguaggio informatizzato e standardizzato che è utilizzato al fine di poter scambiare informazioni di carattere contabile e finanziario.
A ogni elemento del bilancio viene attribuita un’etichetta in base a una serie di informazioni (metadati) che lo descrivono.
Questo linguaggio di carattere universale ha lo scopo di rendere fruibili e immediatamente elaborabili tutti i dati (compresa nota integrativa, dal 2016 da depositare in formato XBRL) presenti nel bilancio per chiunque ne abbia interesse.
Altri documenti da allegare al bilancio
Il bilancio ordinario prevede obbligatoriamente come allegato la relazione sulla gestione, che invece è facoltativa per il bilancio abbreviato.
Va inoltre allegato al bilancio: verbale di assemblea; relazione collegio sindacale (se esistente); relazione del soggetto incaricato alla revisione dei conti.
Tutti questi documenti allegati al bilancio devono essere predisposti utilizzando il formato PDF/A-1, che non permette la modifica dei documenti.
Su ogni documento depositato va riportata denominazione della società, codice fiscale, numero di iscrizione al registro delle imprese, la sede competente per territorio.
Tutti i documenti depositati devono essere firmati digitalmente dal rappresentante legale dell’impresa. I documenti devono anche riportare la dichiarazione di conformità che attesta in maniera formale che il documento depositato è conforme e fedele all’originale.
Problemi relativi al deposito del bilancio
Uno dei principali problemi legati al deposito del bilancio è la tempistica: 30 giorni dall’approvazione possono risultare troppo pochi e si può incorrere facilmente in ritardi che comportano anche sanzioni pecuniarie: multe da 103 euro a 1.032 euro ai sensi dell’articolo 2630 c.c., ridotta di un terzo se il deposito avviene entro i 30 giorni successivi al termine prescritto.
È importante, inoltre, che vi sia corrispondenza tra la data di approvazione riportata sul verbale e quella indicata nell’apposito modello B – sezione deposito bilancio e situazione patrimoniale.
Un altro errore frequente – che può invalidare il deposito – è il formato errato, soprattutto per quanto concerne gli allegati che, come scritto in precedenza, devono essere in formato PDF/A-1.
Si può spesso incorrere anche in errori di non conformità.
I casi possono essere molteplici, facciamo un esempio per focalizzare l’attenzione su uno dei problemi più frequenti: la circostanza – tutt’altro che rara – in cui la nota integrativa del bilancio approvato dall’assemblea contenga anche il rendiconto finanziario.
La nota integrativa in formato XBRL è suddivisa tassativamente in cinque sezioni: parte iniziale descrittiva; seconda parte sulle info concernenti lo stato patrimoniale; terza sezione riferita al rendiconto economico; quarta parte su noti residuali; sezione finale dedicata alle conclusioni.
Ogni sezione prevede un’introduzione testuale e una tabella per riportare le informazioni sotto forma di dati informatizzati (metadati).
Pertanto, tornando al problema del rendiconto finanziario inserito nella nota integrativa, chi si occupa del deposito dovrà o inserire il rendiconto nei campi testuali disponibili – in quello conclusivo per lo più -, oppure depositare il bilancio approvato in formato XBRL unitamente al bilancio approvato – contenente il rendiconto approvato – in formato PDF/A-1.
La prima opzione (inserire il rendiconto nei campi testuali) sembra abbastanza semplice ma invece presenta difficoltà maggiori.
Questo perché ogni tabella del rendiconto deve essere convertita da word a linguaggio HTML semplice.
Il problema sta nel fatto che quanto inserito in fase di compilazione nel campo testuale sarà illeggibile fino al momento della generazione del bilancio in formato XBRL o HTML semplice.
Deposito bilancio: meglio esternalizzare
Insomma, depositare il bilancio richiede un dispendio di tempo e risorse non indifferente.
Esternalizzare il deposito significa ottimizzare le attività di studio e definire le priorità lavorative (ne abbiamo parlato diffusamente in questo articolo).
Esternalizzare il deposito del bilancio ti dà la possibilità di gestire al meglio i tuoi clienti senza incorrere in lungaggini burocratiche che prendono gran parte del tuo tempo.
Per qualsiasi ulteriore dubbio sul deposito del bilancio non esitare a contattarci: troveremo insieme la migliore soluzione sia in termini pratici che economici.
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