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Firma digitale per privati: cos’è, a cosa serve e come farla

In questo articolo parliamo della firma digitale per privati, chiamata anche “firma elettronica” o “firma elettronica qualificata”. La prima cosa da dire è che questa non si differenzia in alcun modo dalla firma digitale per professionisti e aziende, in quanto, di fatto, la firma digitale è uno strumento che può essere richiesto sempre e solo da una persona fisica, sia che sia un privato cittadino oppure un libero professionista o il titolare di un’azienda.

Andiamo quindi subito a vedere cos’è la firma digitale per privati, per descrivere poi a cosa serve e in quale modo è possibile ottenerla.

Cos’è la firma digitale per privati

La firma digitale per privati, come abbiamo scritto in un precedente articolo dedicato alla firma digitale non è altro che l’equivalente informatico di una firma autografa apposta su carta. Il suo utilizzo serve, quindi, a garantire l’autenticità e l’integrità di un documento.

Tuttavia, la firma digitale, rispetto a quella tradizionale, offre senza dubbio maggiori vantaggi, in quanto:

  • Avendo lo stesso valore della firma autografa, consente di sottoscrivere atti e documenti della Pubblica Amministrazione anche a distanza, saltando la fila agli uffici e risparmiando tempo prezioso e denaro;
  • Non dovendo più stampare i documenti, eviti l’inutile consumo di carta e toner con ricadute estremamente positive sull’ambiente.

La firma digitale per privati è obbligatoria?

Trattandosi di uno strumento a pagamento, la firma digitale per privati non è obbligatoria per i cittadini. Sono tenuti a farla soltanto alcune categorie di soggetti che, a causa della loro attività, sono chiamati a svolgere determinate funzioni. Fra questi troviamo:

  • Avvocati obbligati al Processo Civile Telematico;
  • Tecnici che si occupano di SCIA;
  • Commercialisti, consulenti del lavoro e altri professionisti che devono svolgere pratiche presso la Camera di Commercio.

A cosa serve la firma digitale per privati

La firma digitale per privati, che, come abbiamo detto, ha lo stesso valore legale di una firma apposta a mano, permette, di fatto, di firmare digitalmente qualsiasi documento della Pubblica Amministrazione, pur trovandosi fisicamente lontani dall’ufficio in cui tale atto viene depositato.

Come puoi, quindi, facilmente intuire grazie a questo strumento puoi:

  • Sottoscrivere documenti e atti ufficiali da remoto;
  • Richiedere o effettuare pratiche a distanza presso gli uffici della PA (ad esempio, il cambio di residenza);
  • Inviare atti e documenti di vario tipo a Comune e altri enti.

Una categoria di soggetti che possono davvero trarre enorme vantaggio da questo strumento sono i cittadini italiani che lavorano e vivono all’Estero, i quali possono usare la firma digitale per privati per sottoscrivere pratiche, documenti e atti senza il bisogno di fare spostamenti.

Limiti della firma digitale per privati

Nonostante tutti i vantaggi e tutti gli usi della firma digitale per privati, esistono anche dei lati negativi. Andiamo a citare alcuni dei limiti principali:

  • Dato che la firma digitale per privati è sempre il risultato di un processo informatico, non può essere utilizzata se non si hanno a disposizione un pc, un tablet o almeno uno smartphone e una connessione internet;
  • Benché la PA sia la prima a trarre beneficio dalla firma digitale per privati, non tutti gli uffici, in particolare quelli a livello di enti territoriali come i Comuni, hanno attivato le procedure per utilizzare gli opportuni strumenti di verifica. Questo “ritardo” è dovuto soprattutto al fatto che, in realtà, la procedura con firma digitale per la richiesta di documenti a distanza non è esclusiva, visto che la normativa nazionale ammette anche l’utilizzo del modello/atto firmato in modo tradizionale ed inviato a mezzo mail/pec scansionato insieme alla copia di un documento di identità;
  • L’introduzione dello SPID, infine, introdotto anch’esso per agevolare le procedure di autenticazione ha reso in alcuni casi meno urgente l’utilizzo della firma digitale, soprattutto quella da remoto che è sprovvista, come vedremo in seguito, di certificato CNS o Carta Nazionale dei Servizi, strumento indispensabile per l’accesso legale e sicuro ai servizi online della Pubblica Amministrazione, quali Agenzia delle Entrate, Registro delle Imprese, INPS, INAIL e così via. 

Riguardo l’ultimo punto, occorre anche specificare che, mentre lo SPID prevede in alcuni casi un costo di attivazione “una tantum”, qui invece, esattamente come avviene con la PEC o posta elettronica certificata, è previsto un vero e proprio un costo di abbonamento che andrà rinnovato ogni tre anni.

Tipi di firma digitale per privati

Quando si parla di firma digitale per privati, si fa riferimento in verità a tre strumenti diversi:

  1. Firma digitale formata da un dispositivo o token USB con al suo interno una smart card in formato SIM in cui è contenuto il certificato di firma necessario per la sottoscrizione dei documenti;
  2. Firma digitale costituita dalla sola smart card per chi utilizza un dispositivo fisso;
  3. Firma digitale remota basata sull’installazione, sul proprio smartphone, di un generatore di codici digitale depositato sul server dell’ente certificatore (ad esempio Aruba) capace di generare password temporanee o “one time password” (OTP) senza il bisogno di utilizzare ulteriori device.

Un’informazione però che è bene avere se stai decidendo che tipo di firma elettronica fare, è che mentre i kit per la firma digitale con SIM card e le smart card includono al loro interno il certificato di autenticazione CNS, quelli di firma digitale remota con codice di autenticazione da mobile, invece, NON lo prevedono. Questo renderà, quindi, necessario l’utilizzo dello SPID in associazione alla stessa firma digitale remota al fine di essere certo di avere a disposizione tutte le funzioni della firma elettronica per l’autenticazione di documenti, senza peraltro il disturbo di dover portare con te un altro dispositivo.

Come fare la firma digitale per privati

Per fare o ottenere la firma digitale hai sempre bisogno di un ente certificatore o prestatore di servizi fiduciari qualificato. Di cosa si tratta? Un ente certificatore non è altro che una società autorizzata dallo Stato al rilascio della firma digitale nei confronti dei privati. 

L’intermediazione ha, in questo caso, un costo che si aggira intorno ai 50 euro che corrisponde alla somma versata dal cittadino a titolo di abbonamento periodico. Per il momento, non esiste dunque la possibilità di fare la firma elettronica per privati gratis, ma per il suo rilascio o rinnovo è previsto sempre il pagamento di un canone.

Tra gli enti che rilasciano la firma digitale più noti troviamo:

  • Aruba
  • Poste Italiane
  • Infocert
  • Namirial
  • Team Service (nelle modalità di cui parleremo nel prossimo paragrafo più avanti)

L’elenco completo di tutte le società abilitate dallo Stato all’emissione della firma digitale per privati è disponibile sul sito dell’AGID  Agenzia per il Digitale in Italia.

 Come fare la firma digitale per privati con Team Service

Anche Team Service è in grado di supportare i privati cittadini per l’ottenimento della firma digitale. 

In particolare, la nostra organizzazione è in grado di fornire sia il rilascio della firma digitale sia il rinnovo  da fare ogni 3 anni. Per avere maggiori informazioni o procedere direttamente col rilascio o il rinnovo della firma digitale con noi clicca sui link che ti abbiamo fornito e compila il modulo presente all’interno delle pagine, oppure contattaci via e-mail all’indirizzo info@team-service.it

I costi del servizio, in questo caso, saranno differenziati a seconda che tu scelga di richiedere una firma digitale su Token USB per postazioni fisse e portatili, una firma digitale remota con codice OTP su smartphone oppure una firma digitale su Smart-Card. 

Il rilascio della firma elettronica potrà essere fatto sia da remoto,  sia  presso una qualsiasi delle nostre sedi su tutto il territorio italiano.

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