Vista la sua crescente rilevanza nell’ambito soprattutto della pubblica amministrazione ma non solo, abbiamo pensato di dedicare un intero articolo alla firma digitale. Nei paragrafi che seguono andremo, quindi, a scoprire:
- Cos’è la firma digitale;
- A cosa serve;
- Come funziona;
- Come si fa.
Se l’argomento t’interessa e pensi di non avere abbastanza informazioni sulla firma digitale, mettiti comodo e continua a leggere perché qui troverai tutto quello che serve.
Cos’è la firma digitale
Prima di andare avanti a vedere a cosa serve e come si fa la firma digitale, chiamata anche “firma elettronica qualificata”, vediamo prima la sua definizione. Firma digitale non è altro che l’equivalente informatico di una firma autografa apposta su carta e, altro aspetto molto importante, ad essa è attribuito il suo stesso valore legale.
Tuttavia, la firma digitale, rispetto a quella tradizionale, offre sicuramente maggiori garanzie in quanto il suo rilascio viene effettuato tramite società riconosciute dallo Stato dette “enti certificatori” o “prestatori di servizi fiduciari qualificati”.
Come vedremo, inoltre, più avanti, l’apposizione della firma digitale, per quanto semplice e intuitiva, è sempre il risultato di una procedura informatica volta a garantire l’autenticità e l’integrità del documento.
Vantaggi e svantaggi della firma digitale rispetto a quella autografa
È indubbio che lo strumento della firma digitale permette non solo di risparmiare tempo e denaro quando si tratta di sottoscrivere atti e documenti, ma consente anche di ridurre l’impatto ambientale di questo tipo di azioni in quanto non avrai più bisogno di utilizzare risme di carta e toner della stampante.
Tuttavia c’è anche il rovescio della medaglia: trattandosi di un processo informatico, la firma digitale od elettronica funziona solo in presenza di un dispositivo informatico (pc o tablet) acceso e funzionante e di una connessione internet.
Firma digitale chi la deve fare
Attualmente fare la firma digitale non è obbligatorio per tutte le categorie di liberi professionisti e aziende che sono obbligati alla fatturazione elettronica, ma solo per alcune a causa delle loro specifiche mansioni, fra cui ad esempio:
- Avvocati che sono obbligati al Processo Civile Telematico;
- Tecnici che si occupano di SCIA, anch’essa disponibile solo per via telematica;
- Commercialisti, consulenti del lavoro e altri professionisti rappresentanti di imprese che devono svolgere pratiche presso la Camera di Commercio.
Ciò detto, è evidente che, visti i suoi grandi vantaggi in termini di riduzione di tempo, fatica e denaro e il suo minor impatto ambientale anche per coloro che non sono obbligati a usare la firma digitale, cittadini, amministrazioni e aziende dovrebbero sempre valutare di averne una.
A cosa serve la firma digitale
La firma elettronica qualificata è stata introdotta con il preciso scopo di garantire autenticità, integrità e validità legale di un documento. Questo significa che, dopo l’apposizione della firma digitale, quel contratto, quella fattura o quell’atto in genere avrà queste caratteristiche:
- Avrà pieno valore legale;
- Non potrà essere disconosciuto dal suo sottoscrittore;
- L’identità del sottoscrittore sarà garantita;
- L’integrità e validità del suo contenuto non potranno essere messe in discussione.
Come funziona la firma digitale
Come abbiamo già scritto, l’obiettivo della firma digitale è quello di assicurare massima autenticità e integrità a qualunque tipo di documento sottoscritto da imprese, liberi professionisti, cittadini e amministratori.
Per raggiungere questo risultato, la firma digitale si basa su un sistema crittografato di due chiavi asimmetriche, una pubblica e l’altra privata, di cui la prima viene apposta sul documento e può essere quindi visualizzata dal destinatario, mentre la seconda è in possesso solo del proprietario.
Questo sistema è reso possibile grazie a degli enti certificatori abilitati al rilascio della firma digitale direttamente presso gli utenti. Questi enti sono, pertanto, i responsabili del processo informatico che fa sì che, ogni volta che viene apposta una firma digitale su di un documento, si avviino una serie di verifiche sui certificati per accertarsi dell’autenticità e validità stessa della firma digitale, al termine delle quali sarà richiesto anche l’inserimento del codice o PIN per l’autenticazione.
Tipi di dispositivi di riconoscimento di firma digitale
A dirla tutta, non esiste un solo tipo di dispositivo per la firma digitale ma questi possono essere di varie tipologie che andiamo a riassumere di seguito:
- La tipologia maggiormente utilizzata è costituita da un kit di firma digitale formato da un dispositivo o token USB collegato ad una smart card in formato SIM in cui è contenuto il certificato di firma necessario per la sottoscrizione dei documenti;
- Per chi invece utilizzasse un dispositivo fisso già dotato di lettore, è disponibile anche la sola smart card in cui è già contenuta la chiave privata;
- Infine, è possibile ricorrere alla firma digitale remota basata sull’installazione, sul proprio smartphone, di un generatore di codici digitale (il dispositivo fisico è ormai in disuso) depositato sul server dell’ente certificatore (ad esempio Aruba) capace di generare password temporanee o “one time password” (OTP) senza il bisogno di utilizzare ulteriori device.
È bene però sottolineare che al momento solo i kit per la firma digitale con SIM card e le smart card includono al loro interno il certificato di autenticazione CNS (Carta Nazionale dei Servizi) per l’accesso legale e sicuro ai servizi online della Pubblica Amministrazione, quali Agenzia delle Entrate, Registro delle Imprese, INPS, INAIL e così via. I kit di firma digitale remota con codice di autenticazione da mobile, invece, NON comprendono il certificato di autenticazione di tipo CNS. In tal caso però è possibile ovviare utilizzando lo SPID, anche perchè in questo caso si hanno alcuni vantaggi. L’accoppiata Firma remota e SPID consente infatti di avere a disposizione tutte le funzioni della Firma digitale per l’autenticazione di documenti, senza il fastidio di portare sempre sé un altro dispositivo: insomma, il TOP della digitalizzazione!
Come fare a firmare digitalmente un documento
Una volta che ti sarai dotato di un kit apposito per la firma digitale da un ente certificatore abilitato, procedere all’esecuzione della “digital sign” è davvero un gioco da ragazzi.
Ecco quali sono i passaggi necessari utilizzano una smart card o un token USB:
- Inserisci la smart card nel lettore (oppure il Token USB nella porta apposita), clicca su “Firma” e seleziona il file da firmare;
- A questo punto bisogna inserire il Pin rilasciato all’utente al momento dell’attivazione e cliccare ancora su “Firma”;
- L’arrivo di un messaggio con scritto “Documento firmato” significa che la procedura è completata.
Nel caso della procedura di firma digitale da remoto, i codici da inserire saranno due:
- Il codice personale Pin già in possesso dell’utente;
- Il codice Pin generato dal dispositivo OTP presente sui suoi device o fisico.
Come si ottiene la firma digitale
Se hai letto con attenzione fino a qui, avrai già compreso che per ottenere la firma digitale hai sempre bisogno di un ente certificatore o prestatore di servizi fiduciari qualificato. Queste non sono altre che società abilitate dallo Stato per il rilascio della firma digitale alle varie categorie di utenti (cittadini, imprese, liberi professionisti). In cambio della loro intermediazione, queste società richiedono sempre una commissione di qualche decina di euro.
Al momento in cui si scrive, quindi, non esiste in alcun modo la possibilità di fare la firma digitale gratis. Tra gli enti che rilasciano la firma digitale più noti troviamo:
- Aruba
- Infocert
- Namirial
- Poste Italiane
- Telecom
- Zucchetti
- Team Service (nelle modalità che ti diremo più avanti)
Per l’elenco completo di tutte le società riconosciute dallo Stato all’emissione della firma digitale o firma elettronica qualificata puoi consultare questa pagina disponibile sul sito dell’AGID – Agenzia per il Digitale in Italia che fa capo alla Presidenza del Consiglio dei Ministri.
Per acquistare il servizio, una volta scelto l’ente certificatore sarà necessario registrarsi al sito fornendo tutti i propri dati anagrafici compresi i numeri della carta d’identità, il codice fiscale e l’indirizzo di posta elettronica necessario per ricevere i documenti relativi al contratto.
Seguirà la procedura di riconoscimento secondo le modalità stabilite dal provider che di solito sono:
- Riconoscimento online con videochiamata (a pagamento);
- Riconoscimento “de visu” presso un pubblico ufficiale (a pagamento con marca da bollo);
- Riconoscimento presso un ufficio fisico dell’ente certificatore o suo intermediario, se presente vicino a te (in genere gratis poiché già compreso nei costi del servizio).
Per l’abilitazione della firma elettronica o digitale dovrai, inoltre, procedere con il pagamento del servizio usando una carta di credito o carta prepagata. Bisogna anche specificare che, a differenza dello SPID, in cui il costo di attivazione è “una tantum”, qui invece, esattamente come avviene con la PEC o posta elettronica certificata, la tariffa è da intendersi come un costo di abbonamento che andrà rinnovato ad ogni scadenza, ovvero ogni tre anni.
Questo è il motivo per cui sul nostro sito, alla voce servizi> Firma digitale troverai le seguenti voci:
Clicca sui link che sopra ti abbiamo fornito e compila il modulo presente all’interno per avere maggiori informazioni sui servizi di firma digitale Team Service oppure contattaci al numero di telefono 081-5628221: uno dei nostri addetti ti guiderà in tutte le fasi di rilascio e autenticazione della firma. Il rilascio potrà essere fatto sia da remoto, sia presso una qualsiasi delle nostre sedi su tutto il territorio italiano.
Conclusioni
Eccoci arrivati alla fine del nostro articolo sulla firma digitale in cui abbiamo chiarito molti dei punti meno chiari relativi a questo utilissimo strumento.
Quello che vorremmo prima di tutto ti fosse chiaro è però il fatto che la firma digitale o firma elettronica qualificata, per quanto non obbligatoria, è oggi estremamente utile per fare molte delle principali attività che fa un’azienda, ad esempio:
- Presentare un bilancio;
- Inviare una fattura;
- Chiudere un contratto;
- Scambiare informazioni e documenti rilevanti con un cliente, un collaboratore oppure un fornitore (ad esempio un preventivo o una proposta di vendita o acquisto).
Non disporre di questo strumento, infatti, non solo ti fa perdere tempo e denaro che potresti destinare ad altre attività, ma ti limita anche nello svolgimento stesso delle tue funzioni, ad esempio per quanto riguarda lo svolgimento delle pratiche burocratiche con la pubblica amministrazione.
Ecco perché il consiglio che ci sentiamo di dare a tutte le aziende che ancora non usano la firma digitale è quello di dotarsi subito di questo tipo di servizio scegliendo il fornitore maggiormente in linea con le loro esigenze.
Puoi trovare tutte le informazioni che servono per ottenere il rilascio o il rinnovo ogni tre anni della firma digitale con noi cliccando sul link oppure contattando il numero 081-5628221 o recandoti presso una delle nostre sedi.
Domande frequenti (Faq)
Chi è obbligato ad avere la firma digitale?
La firma digitale non è obbligatoria per i cittadini ma lo è solo per alcune categorie di liberi professionisti e imprese: avvocati che sono obbligati al Processo Civile Telematico; tecnici che si occupano di SCIA, anch’essa disponibile solo per via telematica; commercialisti, consulenti del lavoro e altri professionisti rappresentanti di imprese che devono svolgere pratiche presso la Camera di Commercio.
È possibile avere la firma digitale gratuita?
La firma digitale è un servizio disponibile solo a pagamento che si ottiene pagando una commissione all’ente certificato abilitato al suo rilascio.
Come si fa a firmare un documento con firma digitale?
Per firmare un documento con firma digitale occorre inserire la smart card e, una volta completato questo passaggio, procedere con la firma cliccando semplicemente su “Firma” nella barra degli strumenti e selezionando il file che si desidera firmare. A questo punto, si inserisce il Pin della smart card e, nel caso della firma digitale da remoto, anche il codice OTP generato dal dispositivo. Infine, si clicca ancora su “Firma” e la procedura può considerarsi conclusa.
Quali documenti si possono firmare con la firma digitale?
La firma digitale può essere utilizzata per firmare qualsiasi tipo di documento elettronico nei formati pdf, word, excel, xml, zip, mp3, mp4, senza limiti.
Quando si deve procedere al rinnovo della firma digitale già rilasciata?
Il rinnovo della firma digitale può essere effettuato nei 90 giorni precedenti, fino al giorno antecedente alla data di scadenza.
