A seguito delle limitazioni imposte dall’epidemia di Covid-19 è stato emanato un decreto legge che allunga i termini per il deposito del bilancio di esercizio delle società di capitali.
Tutte le società di capitali, anche quelle a responsabilità limitata, devono obbligatoriamente convocare annualmente un’assemblea dei soci per l’approvazione del bilancio, che poi va depositato presso il Registro delle Imprese in via esclusivamente telematica, in formato XBRL, e con la firma digitale del rappresentante legale. La mancata presentazione del bilancio comporta pesanti sanzioni economiche.
Obbligatorietà e modalità della presentazione del bilancio
Almeno una volta all’anno ogni società di capitali deve convocare un’assemblea in cui l’organo amministrativo societario deve presentare ai soci il bilancio d’esercizio da approvare, entro il termine stabilito nello statuto societario e in ogni caso non oltre i 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio. Il Codice Civile stabilisce che il termine possa essere portato a 180 giorni in caso di speciali ragioni.
Una volta che il bilancio è stato approvato dall’assemblea, deve essere depositato presso il Registro delle Imprese, presentando una copia del bilancio, eventuali relazioni sulla gestione e quella dei sindaci ed il verbale di approvazione del bilancio da parte dell’assemblea o del Consiglio di sorveglianza e solo per le SPA, anche l’elenco dettagliato dei soci se sono variati rispetto a quanto già depositato in Camera di Commercio.
La modalità di presentazione è obbligatoriamente per via telematica, in formato elettronico XBRL, mentre gli allegati devono essere in formato PDF/Archive (PDF/A). Per la trasformazione del bilancio in formato XBRL è anche possibile ricorrere a servizi di conversione dai più comuni formati pdf, doc, docx e xls.
Per la presentazione è necessaria la firma digitale del legale rappresentante societario o di un professionista (commercialista) incaricato di effettuare il deposito.
Chi non avesse un contratto con la Camera di Commercio per l’invio della pratiche, può ricorrere al servizio di agenzie di disbrigo pratiche, opzione che risulta sicura, veloce e ed economica.
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Nuove regole per l’emergenza Covid-19
Un decreto legge ha stabilito che, finché perdurino le limitazioni agli spostamenti imposte per il coronavirus, i termini per la prima convocazione dell’assemblea (unica convocazione per le s.r.l.) saranno allungati da 120 a 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale, senza obbligo di esplicitarne la motivazione.
Il decreto ha anche previsto la possibilità di realizzare le assemblee dei soci per via telematica, anche in deroga alla statuto societario. Il presidente, il segretario e, se ne è prevista la presenza, il notaio non dovranno necessariamente trovarsi nello stesso luogo fisico.
Si potrà quindi ricorrere a mezzi di telecomunicazione, purché sia possibile garantire l’identificazione dei partecipanti all’assemblea, la loro reale partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, che potrà essere svolto anche per mezzo di comunicazione scritta.
I termini di scadenza aggiornati
Mentre la regola generale è che l’assemblea sia convocata entro il 29 aprile (120 giorni dalla chiusura dell’esercizio), quest’anno, a causa della normativa per ridurre la diffusione del coronavirus, tutte le scadenze sono state differite di 60 giorni. Ciò significa che il bilancio societario può essere approvato entro il 29 giugno 2020 (essendo il 28 giugno domenica, si slitta al primo giorno feriale successivo) oppure entro il 29 luglio 2020 in seconda convocazione, se alla prima assemblea non si è raggiunto il minimo di soci necessari per deliberare.
Pertanto i tempi massimi per ogni attività relativa all’approvazione e al deposito del bilancio di esercizio 2019 sono i seguenti.
Entro il 29 giugno si svolgerà l’assemblea di prima convocazione. In questo caso il deposito del bilancio al Registro Imprese deve avvenire entro il 29 luglio.
Entro il 29 luglio, se necessaria, si dovrà svolgere l’assemblea di seconda convocazione. In questo caso il deposito del bilancio al Registro Imprese deve avvenire entro il 28 agosto.
