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Pec: come si fa e quali costi bisogna sostenere

In questo articolo parliamo di uno strumento di cui aziende e liberi professionisti non possono, ormai, più fare a meno: l’indirizzo PEC, o più semplicemente PEC. La legge n. 179/2012, a completamento di quanto già previsto nella legge n. 2/2009, ha infatti reso obbligatori l’apertura e l’utilizzo della PEC per tutte le società e partite IVA regolarmente iscritte al Registro delle Imprese nel nostro Paese.

Se vuoi saperne di più continua a leggere perché nella guida che segue ti diciamo tutto quello che c’è da sapere sulla PEC, o Posta Elettronica Certificata, un tipo particolare di posta elettronica la cui caratteristica principale è quella di conferire alle e-mail inviate lo stesso valore legale prima attribuito solo ed esclusivamente ad una raccomandata con ricevuta di ritorno. 

Cos’è la PEC

PEC è una sigla che sta per “Posta Elettronica Certificata”, dove col termine “certificata” si fa riferimento al fatto che il gestore che la eroga rilascia al mittente del messaggio una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione dello stesso.

In altre parole, possiamo definire la PEC come un sistema che permette di inviare e-mail con valore legale del tutto simile, come abbiamo anticipato all’inizio, ad una raccomandata con ricevuta di ritorno. 

Rispetto alla Posta Elettronica ordinaria, quindi, la Posta Elettronica Certificata o PEC offre sicuramente maggiori garanzie di sicurezza, tracciabilità e autenticità. 

Quali sono le leggi che regolano l’uso della PEC

La posta elettronica certificata o PEC è regolata dal DPR n.68 dell’11 Febbraio 2005. Alcune novità che stabiliscono ulteriori regole e modalità di utilizzo sono state introdotte anche dal Codice dell’Amministrazione Digitale approvato con DL 235/2010. 

Queste norme stabiliscono, innanzitutto, che il servizio PEC può essere erogato esclusivamente dai gestori o provider accreditati presso l’AGID, l’organo pubblico preposto alla vigilanza dei servizi digitali quali, oltre alla PEC, firma digitale, marca temporale, sigillo elettronico e così via.

È, inoltre, stato stabilito che per l’uso della PEC è necessario usare un dominio dedicato “PEC”, quindi non ci possono essere caselle di Posta Elettronica Certificata che hanno un dominio “non PEC”. È, comunque, sempre possibile l’invio di messaggi fra indirizzi PEC e indirizzi con dominio non PEC, ma in questo caso non è ovviamente garantito il valore legale del messaggio poiché non supportato da un idoneo sistema di garanzia del destinatario.

Vantaggi di un indirizzo di posta elettronica PEC

Disporre della PEC significa, quindi, avere a disposizione un sistema che è in grado di dare al mittente del messaggio la certezza del valore legale dell’invio e della consegna dello stesso.

I vantaggi della Posta Elettronica Certificata sono, pertanto, evidenti:

  • Garantisce l’autenticità e l’integrità del contenuto del messaggio e di suoi eventuali allegati;
  • Attesta data e orario esatti di invio e ricezione;
  • Certifica le generalità e la tracciabilità sia del mittente, sia del destinatario del messaggio;
  • In caso di contenzioso, garantisce l’opponibilità a terzi dell’e-mail inviata e del suo contenuto.

Un altro vantaggio che spesso viene sottovalutato è che il costo della PEC per un’azienda è sicuramente inferiore a quello delle raccomandate cartacee tradizionali. Una volta pagato il canone periodico annuale l’utente può, infatti, inviare tutti i messaggi PEC che vuole senza alcun limite se non quello delle dimensioni della propria casella, con il beneficio ulteriore di non dover fare neppure più la fila allo sportello! 

Come funziona la PEC

La PEC è in grado di garantire il valore legale del messaggio grazie alla presenza di un gestore della stessa casella di Posta Elettronica Certificata del destinatario che invia al mittente una ricevuta di avvenuta consegna.

Esistono, in realtà, diversi tipi di ricevute che i gestori mandano dalla casella del destinatario del messaggio. Ecco quali sono le principali:

  • “Il messaggio è stato spedito”
  • “Il messaggio è stato consegnato” oppure “Non è stato consegnato”;
  • “Il messaggio non è stato alterato”

Altri tipi di avvisi inviati dai provider o gestori PEC sono:

  • Accettazione del messaggio;
  • Errore di invio/ consegna.

Inoltre, qualora mittente e destinatario dovessero inavvertitamente cancellare le ricevute, queste rimarranno conservate nel sistema per 30 mesi, permettendo così la loro riproduzione con lo stesso valore giuridico di quelle originali.

È difficile usare la E-Mail Certificata o PEC?

Una casella PEC, almeno dal punto di vista del layout o aspetto grafico, non si differenza in niente da una normalissima casella di posta elettronica. Questo vale anche per il suo utilizzo, tutto quello che bisogna fare, infatti, è:

  • Aprire la casella PEC utilizzando username e password;
  • Cliccare sul comando relativo alla creazione di un nuovo messaggio;
  • Scrivere il contenuto del messaggio;
  • Se occorre aggiungere l’allegato
  • Inserire l’indirizzo PEC del destinatario nel campo apposito;
  • Aggiungere l’oggetto;
  • Fare clic su invio.

Quello che cambia, invece, è il meccanismo di comunicazione al destinatario, che come abbiamo visto è gestito direttamente da un gestore o provider legalmente autorizzato. 

Colui che riceve il messaggio, infatti, non visualizza sulla propria casella l’e-mail del mittente, ma un messaggio automatico generato dallo stesso gestore del mittente, che contiene al suo interno due allegati: 

  • Il messaggio del mittente coi relativi allegati;
  • Un file di testo contenente le stesse informazioni della notifica di invio trasmessa al mittente (vale a dire ID del messaggio, luogo data e ora di invio e dati di intestazione quali e-mail del destinatario tipo e oggetto) che vale come ricevuta.

Quali informazioni sono contenute in ogni messaggio PEC 

All’interno di ciascun messaggio PEC e nelle relative ricevute dovranno essere contenute tutte le seguenti informazioni:

  • Message-ID, ossia codice identificativo del messaggio originale;
  • Orario e data dell’invio;
  • Nome e indirizzo PEC del mittente;
  • Nome e indirizzo PEC del destinatario;
  • Oggetto del messaggio;
  • Tipo di messaggio (ad esempio se si tratta di una ricevuta di avvenuta consegna o di accettazione);
  • Gestore o provider del mittente.

Come sono conservati i messaggi della PEC

Ogni gestore PEC ha l’obbligo di conservare per 30 mesi la copia dei log messaggi (ricevute), in modo che queste possano essere disponibili ai fini di tutela dei propri interessi legali. Questa direttiva è espressamente inserita all’interno dello stesso DPR n.68 del febbraio 2005. 

Per chi è obbligatoria la PEC

La PEC non è uno strumento obbligatorio per i cittadini mentre devono di necessità averne un indirizzo di posta certificata tutte le aziende, i liberi professionisti e le società iscritti alle Camera di Commercio. 

Quali sono, pertanto, i soggetti che sono obbligati dalla legge ad avere la PEC? Vediamoli subito:

  • Società iscritte al Registro delle Imprese;
  • Liberi professionisti iscritti all’Albo (come ad esempio medici, ingegneri e avvocati);
  • Altri titolari di Partita IVA come artigiani e commercianti;
  • Pubbliche Amministrazioni.

Tale obbligo è ovviamente vincolante e se uno dei soggetti citati dovesse non adeguarsi e non comunicare il proprio indirizzo PEC al momento dell’iscrizione al Registro delle Imprese (oppure comunicare un indirizzo PEC inesistente od errato) potrebbe essergli imputato l’illecito di “Omessa comunicazione di atti e notizie nel registro delle imprese”.

La sanzione prevista in questo caso è sia di tipo amministrativo, sia pecuniario;

  • La sanzione amministrativa consiste in una sospensione per i successivi tre mesi della domanda di iscrizione al Registro delle imprese (45 giorni per le ditte individuali);
  • Se entro questi termini la società o il libero professionista non provvede ad adeguarsi, scatta una sanzione pecuniaria da 206 euro a 2.064 euro per le società e da 30 euro a 1.548 euro per le imprese individuali.

Come aprire un indirizzo PEC

Per aprire un indirizzo o un’e-mail PEC occorre rivolgersi ad uno dei provider italiani autorizzati. L’elenco completo dei gestori è fornito dal sito dell’AGID –Agenzia per l’Italia Digitale

Una cosa importante da sapere è che ogni gestore PEC approvato dal Consiglio dei Ministri e presente su questa piattaforma deve sottoporsi a una serie di test d’interoperabilità, finalizzati ad accertare la correttezza tecnico/funzionale del servizio PEC erogato.

Per quanto riguarda la procedura di apertura e attivazione della casella PEC, questa varia ovviamente da operatore ad operatore, ma prevede in genere solo pochi passaggi quali la scelta del nome utente e della password di accesso al pannello di gestione, che potranno essere perfezionati solo dopo l’invio del bonifico relativo al pagamento del canone annuale di sottoscrizione.

 La PEC è gratuita?

Come avrai già intuito, la Posta Elettronica Certificata non è gratuita ma prevede, in genere, un canone di gestione annuale o mensile stabilito dal provider. Si tratta, ovviamente, di somme nell’ordine di poche decine di euro, tuttavia, qualora fossi comunque interessato ad ottenere un indirizzo PEC gratuito, sappi che in molti casi potrai almeno usufruire di un breve periodo di prova senza il bisogno di sostenere subito i costi di un abbonamento.

Una notizia curiosa da sapere è che fino a qualche anno fa esistevano dei servizi di PEC gratuita messi a disposizione dal Governo e dall’INPS. 

Questi servizi, chiamati PostaCertificat@, sono stati poi abbandonati nel 2014 a causa dello scarso numero di utenti e degli elevati costi di gestione. Si trattava, comunque, non di una vera e propria PEC, ma di una PAC in quanto consentiva solo di comunicare con gli enti della Pubblica Amministrazione e non, invece, con privati ed aziende.

Quali sono i migliori gestori o provider PEC a pagamento

Come abbiamo detto sopra è possibile conoscere la lista completa dei gestori o provider PEC a pagamento consultando il sito dell’AGID –Agenzia per l’Italia Digitale. Nei paragrafi che seguono vi forniamo, pertanto, indicazioni solo su quelli che, a nostro avviso, possono essere considerati i migliori sia per la qualità del servizio, sia per il prezzo.

Aruba PEC

La nota società offre un servizio di attivazione della PEC che presenta facilità di utilizzo ed elevati standard di sicurezza. Dispone, infatti, di antivirus e antispam multipli, blocco di allegati non sicuri, il tutto operando sempre nel pieno rispetto delle norme del GDPR per il trattamento dei dati personali. 

I piani in abbonamento disponibili sono diversi e adatti a tutte le esigenze e partono da 5 euro + IVA/anno il primo anno e poi 7,90 euro + IVA/anno dal secondo per una casella da 1GB, invio di messaggi con dimensioni fino a 100MB e supporto a 500 destinatari in un unico invio.

Le caselle PEC Aruba sono, inoltre, valide per il domicilio digitale, obbligatorio dal 1° ottobre 2020 per imprese e professionisti, al fine di ricevere comunicazioni dalla PA.

PosteCert di Poste Italiane 

È uno dei provider di posta certificata più utilizzati anche perché fra i più economici e sicuri. Prevede, infatti, un piano base a partire da 5,50 euro + IVA all’anno con casella PEC da 100MB e numero massimo di 200 invii giornalieri. 

LegalMail 

A differenza dei precedenti, questo servizio è rivolto quasi specificatamente ai professionisti per cui i suoi standard, così come però i suoi prezzi sono decisamente più elevati. Il suo piano entry-level prevede, infatti, un costo di 25 euro + IVA all’anno con casella PEC da 5GB, notifiche via SMS e accesso via smartphone. 

Register.it 

Come LegalMail, anche il servizio di indirizzi PEC di Register è destinato soprattutto a società e liberi professionisti. Il costo del piano “agile” che è quello più basso è di 33,90 euro l’anno + IVA e offre una casella PEC da 2GB, notifiche via SMS e accesso via smartphone e Web.

Team Service

Anche Team Service ha la possibilità di farti ottenere un indirizzo PEC in pochi secondi senza muoverti da casa, con valenza anche di domicilio digitale da comunicare all’Anagrafe Nazionale Online per ricevere le comunicazioni della PA.

I costi in questo caso sono davvero convenienti:

  • € 20 + iva / anno per attivare una nuova casella con uno spazio di archiviazione di 1 GB;
  • € 10 + iva / anno Per ampliare lo spazio di una casella (upgrade) fino a 5 GB;
  • € 20 + iva / anno per il rinnovo.

Consulta il nostro sito per attivare la PEC, procedere con l’upgrade o ottenere il rinnovo.

Quanto costa la PEC

Come abbiamo visto in precedenza, i costi dell’apertura e attivazione della PEC oscillano da pochi euro a poche decine di euro, a seconda del tipo di servizio offerto, del livello di sicurezza, dello spazio di archiviazione disponibile e della possibilità di godere di alcuni servizi extra come le notifiche via SMS, l’assistenza telefonica o in chat oppure l’accesso multiplo da desktop e smartphone.

Il consiglio che possiamo darti, qualora fossi in procinto di scegliere il tuo piano di abbonamento, è di tenere conto dell’utilizzo che intendi fare della tua casella di posta certificata: 

  • Se sei un privato e pensi di utilizzare la PEC solo per le tue comunicazioni con la PA o per la partecipazione a concorsi, allora potrebbe andare bene per te un piano base disponibile col minimo dei costi;
  • Se invece sei il titolare di una società o un libero professionista ti consigliamo sempre di scegliere i piani più avanzati che meglio rispondono alle esigenze di chi fa impresa e utilizza la PEC anche ai fini dell’invio di fatture e altre comunicazioni rivolte ai propri clienti e fornitori.

Possibili svantaggi della PEC

La posta certificata presenta indubbiamente molti vantaggi ma c’è anche il rovescio della medaglia. La tecnologia utilizzata per la PEC in Italia non è ad esempio riconosciuta a livello internazionale quindi, a differenza di altre tecniche come la firma digitale o la marca temporale erogate anche da Team Service, non può essere usata da soggetti non italiani o per la comunicazione con clienti e fornitori stranieri.

In particolare, una delle carenze del sistema italiano legato agli indirizzi PEC è la non conformità ad alcuni requisiti come ad esempio quelli di non ripudiabilità: in pratica, il provider non può garantire al cento per cento la precisa identità del mittente. Per ottenere questo occorre integrare la PEC con altri strumenti come la firma elettronica già citata o digitale o lo SPID.

Anche la riservatezza offerta dal sistema crittografato PEC è, di fatto, minacciata dal fatto che i software utilizzati sono installati su PC che gli utenti usano anche per altri scopi, quindi costantemente a rischio di furti di identità e malware.

Un problema comune della PEC è costituito, infine, dal fatto che se un messaggio inviato con posta certificato viene cancellato per errore o con dolo da parte di malintenzionati, non c’è modo di risalire al contenuto. Solo i documenti inviati o ricevuti da indirizzi di posta certificata della PA vengono abitualmente registrati e archiviati negli appositi registri di protocollo, quindi, in caso di smarrimento, è sempre consentito accedervi per chiederne la coppia compilando una formale richiesta.

 Quale PEC è più conveniente

Come abbiamo visto nella prima parte dell’articolo, la PEC è un sistema di posta elettronica che sostituisce la raccomandata A/R e che permette di inviare e-mail con valenza legale in grado di garantire sempre la corretta identificazione del mittente, l’autenticità e la confidenzialità del messaggio e la consegna al destinatario in un periodo di tempo stabilito. 

È, inoltre, facile da usare in quanto funziona come una normalissima casella di posta elettronica, cui è possibile accedere da PC, tablet e smartphone in qualunque momento della giornata, anche di domenica e negli altri giorni festivi. La consegna al destinatario è immediata e non comporta alcuno spostamento, come invece avviene per le normali raccomandate.

Tuttavia, questi vantaggi sono compensati da un costo, sia pure minimo, che bisogna pagare al gestore o provider che gestisce il servizio. A tal proposito un ottimo compromesso che coniuga sia la sicurezza e validità del servizio, sia il prezzo tutto sommato contenuto, ci sembra proprio quello di aprire un indirizzo PEC con Team Service. Procedi con l’attivazione direttamente dal sito oppure chiamaci al numero 0815628221 o scrivici alla e-mail info@team-service.it per ricevere assistenza diretta per l’apertura della tua casella di Posta Elettronica Certificata.

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