Il governo guidato da Giorgia Meloni ha preso l’iniziativa di accelerare il processo di digitalizzazione delle pubbliche amministrazioni e dei rapporti con i cittadini, adottando misure volte a rendere la Posta elettronica certificata (PEC) obbligatoria e introducendo l’Indice Nazionale dei Domicili Digitali (Inad). Questo nuovo sistema permetterà a chiunque, iniziando dalla Pubblica Amministrazione, di accedere e ricercare l’indirizzo di posta elettronica certificata di ogni singolo cittadino utilizzando il codice fiscale.

Tale iniziativa consentirà alle autorità di inviare comunicazioni ufficiali di qualsiasi natura, dotate di validità legale, ai cittadini attraverso la modalità elettronica.

Cos’è l’INAD – Indice Nazionale dei Domicili Digitali

L’Indice Nazionale dei Domicili Digitali (INAD) è un registro pubblico contenente gli indirizzi digitali designati come domicilio eletto per le comunicazioni ufficiali con la Pubblica Amministrazione.

L’INAD è stato sviluppato grazie alla collaborazione tra Agid, l’Agenzia per l’Italia Digitale, il Dipartimento per la Trasformazione Digitale della Presidenza del Consiglio dei Ministri e Infocamere, la società delle Camere di Commercio per l’innovazione digitale, che ha realizzato la piattaforma.

Agid ha già consentito a tutti i cittadini di registrare il proprio domicilio digitale, simile a un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC), dove poter ricevere tutte le comunicazioni ufficiali della Pubblica Amministrazione tramite l’INAD. Sarà disponibile tutto l’anno, ad eccezione di una sospensione di 1 ora giornaliera tra mezzanotte e l’1:00, al fine di consentire l’aggiornamento del sistema. Inoltre, per garantire la manutenzione dell’infrastruttura, potrebbero essere stabiliti periodi di interruzione programmata, previa comunicazione tempestiva.

Ci sono numerosi vantaggi sia per i cittadini che per la Pubblica Amministrazione: i cittadini avranno un unico punto di ricezione in tempo reale di tutte le comunicazioni ufficiali provenienti dalla Pubblica Amministrazione, semplificando così il processo. Allo stesso tempo, la Pubblica Amministrazione beneficerà di un notevole impatto positivo sull’ambiente, riducendo l’uso di supporti cartacei e promuovendo una maggiore efficienza nella gestione delle comunicazioni.

Complessivamente, l’obbligatorietà della PEC e l’introduzione di sistemi come l’Indice Nazionale dei Domicili Digitali (INAD) promuovono l’efficienza, la trasparenza e la modernizzazione delle comunicazioni tra cittadini e Pubblica Amministrazione, semplificando i processi burocratici e migliorando l’accessibilità dei servizi pubblici.

Il valore della PEC e i benefici del sistema

La Posta Elettronica Certificata (PEC) ha un valore significativo nel contesto della digitalizzazione delle comunicazioni ufficiali. I suoi benefici sono molteplici:

1. Valore legale: la PEC ha un valore legale equiparato a quello della raccomandata con ricevuta di ritorno. Ciò significa che le comunicazioni inviate tramite PEC hanno validità giuridica, offrendo sicurezza e certezza giuridica sia per il mittente che per il destinatario;
2. Tracciabilità: le comunicazioni inviate tramite PEC sono tracciate e archiviate, consentendo di avere una prova certa dell’invio e della ricezione dei messaggi. Ciò può essere particolarmente utile in caso di controversie legali o per fornire evidenze di comunicazioni avvenute;
3. Risparmio di tempo e costi: l’utilizzo della posta elettronica certificata riduce il tempo e i costi associati all’invio di comunicazioni cartacee. Eliminando la necessità di stampare, imbustare e spedire documenti fisici, si ottiene una maggiore efficienza e una significativa riduzione dei costi di spedizione;
4. Sicurezza delle comunicazioni: la PEC offre un elevato livello di sicurezza grazie all’utilizzo di algoritmi crittografici per la cifratura dei messaggi. Ciò protegge le informazioni riservate e personali durante la trasmissione, riducendo il rischio di accessi non autorizzati;
5. Accessibilità e velocità: la PEC consente una comunicazione immediata e istantanea, superando i ritardi e i tempi di consegna associati alle comunicazioni cartacee tradizionali. I documenti possono essere inviati e ricevuti istantaneamente, consentendo una maggiore tempestività nelle interazioni con la Pubblica Amministrazione;
6. Sostenibilità ambientale: l’utilizzo della PEC riduce l’impatto ambientale associato all’utilizzo di carta, inchiostro e spedizioni fisiche. La transizione verso una comunicazione digitale favorisce la sostenibilità e la tutela dell’ambiente, contribuendo alla riduzione dell’impronta ecologica.

Come registrare una PEC su INAD

La transizione verso il digitale può sembrare spaventosa per alcuni, soprattutto per alcune fasce d’età meno avvezze alla tecnologia. Tuttavia, i vantaggi offerti da questa nuova disposizione sono evidenti.

Per registrare il proprio indirizzo PEC, basta accedere al sito domiciliodigitale.gov.it e selezionare “Attiva il tuo Domicilio”.

È consigliabile anticipare il procedimento per evitare affollamenti al momento dell’entrata in vigore dell’obbligatorietà.

La sezione “Attiva il tuo Domicilio” richiederà una verifica dell’identità dell’utente, che avverrà attraverso il sistema Spid, ancora in funzione nonostante le recenti conferme governative. In alternativa, si può utilizzare il sistema Cie o Cns per la registrazione.

Una volta completati questi passaggi, sarà necessario indicare l’indirizzo di PEC, che diventerà il domicilio digitale ufficiale.

La registrazione nel registro permetterà alla Pubblica Amministrazione di verificare la presenza di un codice specifico prima dell’invio di qualsiasi comunicazione, preferendo il formato digitale al cartaceo, più lento e costoso.

Come si attiva una casella di Posta Elettronica Certificata

Per attivare una Posta Elettronica Certificata (PEC), è necessario seguire i seguenti passaggi:

1. Scegliere un provider di servizi di PEC: esistono diversi fornitori di servizi di PEC, sia pubblici che privati come ad esempio Team Service. È importante selezionare un provider affidabile e autorizzato;
2. Richiedere la PEC: una volta scelto il provider, sarà necessario compilare un modulo di richiesta fornendo le informazioni personali richieste, come nome, indirizzo, codice fiscale e altri dettagli pertinenti. Alcuni provider potrebbero richiedere la presentazione di documenti di identità o certificati aggiuntivi;
3. Firma del contratto: dopo aver inviato la richiesta, potrebbe essere richiesto di firmare un contratto o accettare i termini e le condizioni del provider di servizi di PEC. È importante leggere attentamente e comprendere le clausole contrattuali prima di procedere;
4. Verifica dell’identità: alcuni provider richiedono una verifica dell’identità per garantire l’autenticità delle informazioni fornite. Questa verifica può avvenire tramite la presentazione di documenti di identità o attraverso un processo di video-identificazione;
5. Configurazione e accesso: una volta completati i passaggi precedenti e ottenuta la PEC, sarà necessario configurare l’account seguendo le istruzioni del provider. Saranno forniti un indirizzo di posta elettronica certificata e le credenziali di accesso (username e password);
6. Utilizzo: a questo punto, la PEC è attiva e pronta per essere utilizzata per l’invio e la ricezione di comunicazioni ufficiali. È importante conservare le credenziali di accesso in modo sicuro e utilizzare la PEC in conformità con le leggi e le regolamentazioni in vigore.

E’ possibile attivare la tua casella PEC presso i centri Team Service munito di documento di identità e tessera sanitaria in corso di validità, oppure si può effettuare l’attivazione in modalità completamente online utilizzando la propria firma digitale.

L’acronimo REM sta per Registered Electronic Mail, che significa Registro elettronico mail.

Questo è il nuovo strumento introdotto in Europa per migliorare il vecchio modello di Posta Elettronica Certificata (PEC). Con la REM, è possibile inviare e ricevere messaggi di posta elettronica certificata non solo in Italia, ma in tutta Europa.

Dopo quasi 10 anni, la PEC (Posta elettronica certificata) sarà sostituita dalla REM (Registered Electronic Mail), un nuovo standard europeo  valevole in tutti gli Stati Membri dell’UE per certificare l’identità del mittente.

Quali sono le differenze principali tra PEC e REM?

Come è strutturata?

Il passaggio alla REM: verso la modernizzazione e la sicurezza delle comunicazioni digitali nell’UE

Chi è in possesso di una PEC dovrà cambiarla o sostituirla?

Assolutamente no!

Chi è già in possesso di una casella PEC  non dovrà effettuare cambiamenti. Ogni provider dovrà predisporre una procedura di verifica e certificazione dell’identità dell’utente dopodichè l’utente migrerà semplicemente su una nuova piattaforma.

Inoltre, i nostri software per la gestione della PEC è pronto ad affrontare i futuri cambiamenti. Nel momento in cui la PEC verrà sostituita dalla REM le piattaforme Team Service continuerà ad aggiornarsi seguendo le nuove normative, infatti il nostro Team Sviluppo è già impegnato a configurare la gestione delle nuove caratteristiche della REM collaborando con le Certification Authorities Nazionali.

Cosa stabilisce la legge

Dato che l’obbligo per aziende e professionisti, già stabilito nel 2008 e nel 2012, di fornire ad uso della Pubblica Amministrazione un domicilio digitale (anteriormente PEC o Posta Elettronica Certificata) è stato ampiamente disatteso, nel nuovo Decreto Semplificazioni è stato stabilito come limite di tempo per l’adempimento di tale obbligo il 1º ottobre 2020 ed è stato introdotto un inasprimento delle sanzioni già previste per gli inadempienti.

Ammontare delle multe

Le società che entro la scadenza non avranno fornito un domicilio digitale valido vedranno raddoppiata la sanzione originariamente prevista (da 103 a 1032 euro, che ora passa ad un ammontare da 206 a 2064 euro). Si vedranno inoltre assegnare d’ufficio un nuovo e diverso domicilio digitale.

Per le ditte individuali è prevista una triplicazione delle sanzioni (originariamente da 10 a 516 euro, ora da 30 a 1548 euro). Anche in questo caso verrà assegnato d’ufficio un nuovo e diverso domicilio digitale.

Per quanto riguarda i professionisti, invece, il decreto stabilisce che dovranno ricevere da parte del proprio collegio o ordine di appartenenza una diffida ad adempiere e, se questa non venisse ottemperata, la sanzione prevista consisterebbe nella sospensione dall’albo di appartenenza fino all’avvenuta comunicazione del domicilio digitale.

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Che cos’è il domicilio digitale

Il Domicilio Digitale è un recapito di Posta Elettronica Certificata (PEC) o equivalente servizio di recapito certificato, che va obbligatoriamente dichiarato alla Pubblica Amministrazione affinché questa possa utilizzarlo per qualunque comunicazione ufficiale, in sostituzione della posta raccomandata cartacea.

Una volta comunicato, tutte le Pubbliche Amministrazioni soggette al Codice dell’Amministrazione Digitale saranno obbligate ad utilizzarlo per comunicare con il soggetto. L’utilizzo della PEC o servizio di recapito certificato permette alla PA di inviare comunicazioni e notifiche con valore legale senza dover più ricorrere all’utilizzo della posta cartacea, utilizzando esclusivamente la modalità telematica ma con identico valore legale.

Cosa serve per ottenere un Domicilio Digitale

Quel che serve per poter ottenere un Domicilio Digitale è, in realtà, facile da conseguire. Serve un indirizzo PEC (che si può richiedere a gestori autorizzati a prezzo modico) e un dispositivo di firma digitale (che si può richiedere a specifici enti certificatori autorizzati).

Leggi anche: “PEC: cos’è e perché conviene averla”

Registrazione del Domicilio Digitale

La comunicazione del proprio Domicilio Digitale va effettuata per via telematica al Registro delle Imprese, autonomamente o con l’aiuto di una agenzia specializzata.

Le imprese che abbiano già fornito il proprio indirizzo PEC sono invitate a verificarne il corretto funzionamento. Nel caso di indirizzi di Posta Elettronica Certificata non più validi in quanto scaduti si potrà incorrere in sanzioni.

In tale evenienza, il Conservatore dell’ufficio del Registro delle imprese dovrà comunicare all’impresa la necessità di aggiornare il dato in un tempo massimo di trenta giorni, scaduti i quali, in caso di inadempimento, scatteranno le sanzioni, oltre che l’assegnazione d’ufficio di un nuovo e diverso Domicilio Digitale.

In sintesi, per evitare di incorrere in severe sanzioni, è necessario che entro il 1º ottobre si verifichi il proprio stato di adempimento dell’obbligo di presentazione di un indirizzo di posta elettronica certificata al Registro delle Imprese e, se ci fossero inadempienze o irregolarità, si provveda ad aggiornare i dati già forniti in precedenza o a munirsi di un indirizzo PEC e a registrarlo online per mezzo della procedura semplificata.

La Posta Elettronica certificata è stata istituita per decreto nel febbraio 2005 e da allora varie normative hanno attribuito valore crescente al suo utilizzo, favorendone la diffusione.
All’apparenza è una semplice casella di posta elettronica, e si usa esattamente allo stesso modo. Può consentire di inviare messaggi sia verso altre caselle PEC sia verso caselle di posta normali. Ma ha la caratteristica di essere certificata da un fornitore, pertanto i messaggi PEC sono legalmente equiparati a una raccomandata con avviso di ritorno o a un fax, pur non avendo supporto cartaceo e non richiedendo il pagamento di alcuna spesa di spedizione.

Chi deve avere una PEC

Con decreto del 2009, tutte le società e i professionisti, come pure tutte le Pubbliche Amministrazioni (PA) devono obbligatoriamente avere un indirizzo PEC.
Dal 2013 è inoltre fatto obbligo a tutti i titolari di partite IVA e alle Ditte Individuali di registrare il proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata presso il Registro delle Imprese.

Come reperire gli indirizzi PEC

Su sito governativo Inipec, istituito presso il Ministero per lo Sviluppo Economico, è possibile reperire gli indirizzi di PEC di professionisti e imprese attraverso una ricerca nell’Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata, a cui possono accedere le pubbliche amministrazioni, i professionisti, le imprese, i gestori, gli esercenti di servizi pubblici e tutti i privati cittadini. Per accedervi non è necessaria alcuna autenticazione.

Il valore legale della PEC

La casella PEC è molto simile a una qualunque casella di posta elettronica, ma ha delle caratteristiche uniche che la rendono legalmente valida per poter opporre a terzi il recapito del messaggio e il suo contenuto immodificabile.
In pratica, quando si invia un messaggio tramite PEC si ricevono sulla propria casella dei messaggi del gestore che attestano l’orario esatto della spedizione, l’avvenuta (o mancata) consegna al destinatario e, inoltre, la certezza del contenuto che non può essere in alcun modo alterato. Sia il mittente che il destinatario sono identificati in maniera sicura e univoca e, al momento del recapito del messaggio, il mittente riceve dal gestore del destinatario una ricevuta di consegna, che riporta data e ora e l’intero contenuto del messaggio consegnato, allegati compresi.

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Sicurezza della PEC

Il servizio di Posta Elettronica Certificata fornito da diversi gestori deve necessariamente utilizzare soltanto protocolli sicuri.
In caso di errore in una qualche fase (accettazione del messaggio, invio o consegna), il gestore del servizio di Posta Elettronica Certificata invia un messaggio al mittente, che pertanto è a conoscenza del mancato recapito del messaggio al destinatario.
Inoltre, anche nel caso in cui il mittente le abbia smarrite, il gestore conserva per 30 mesi le ricevute, che hanno esattamente lo stesso valore legale di quelle inviate originariamente.

Possibili usi della PEC

La Posta Elettronica Certificata può sostituire la raccomandata e il fax nei rapporti ufficiali, per trasmettere documenti.
La PEC è fondamentale per comunicare con le PA e con gli Enti, come anche per candidarsi a concorsi pubblici e gare d’appalto.
Inoltre può essere utilizzata per tutte quelle comunicazioni che abbiano necessità dell’attestazione d’invio, ma non di quella di consegna. Ad esempio si può usare la PEC per inviare fatture, contratti, ordini, direttive, circolari.
Può essere utile per le comunicazioni ufficiali all’interno di un’organizzazione, come ditte in franchising, e per inviare gli stipendi ai dipendenti.
Anche in vari ambiti di particolare delicatezza, come la sanità e la finanza, la Posta Elettronica Certificata sta diventando lo strumento preferenziale e, in certi casi, obbligatorio.

PEC e Domicilio Digitale

Il Domicilio Digitale è una sorta di domicilio virtuale, equivalente al domicilio fisico, presso cui PA e gestori di servizi pubblici possono inviare documentazione legale.
Secondo quanto stabilito nel Codice dell’Amministrazione Digitale, il Domicilio Digitale deve essere necessariamente stabilito presso un servizio di PEC o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, detto SERCQ.
La comunicazione del Domicilio Digitale tramite registrazione del proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata è obbligatoria per le imprese e i liberi professionisti iscritti agli albi.
Per quanto riguarda i privati cittadini, si sta cercando di spingerli a stabilire un Domicilio Digitale tramite la registrazione di un indirizzo PEC presso l’Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente, ANPR, al fine di facilitare la comunicazione con loro, evitando la tradizionale lettera raccomandata.

Comodità e praticità della PEC

In conclusione, con un semplice indirizzo di Posta Elettronica Certificata, che si può richiedere semplicemente da qui e che ha un costo di attivazione e mantenimento minimo, ogni professionista e privato cittadino ha la possibilità di inviare e ricevere documenti con valore legale, comodamente da casa sua o dal luogo di lavoro, senza doversi spostare fisicamente in un ufficio postale e senza alcuna spesa di spedizione. Inoltre, con lo stesso strumento, potrà anche ottenere un Domicilio Digitale, che avrà lo stesso valore e la stessa funzione di quello fisico.

Il nuovo provvedimento è stato introdotto da un Decreto del Ministero dell’interno con l’obbiettivo di eliminare le spese di notifica e di avere la certezza che la sanzione arrivi al destinatario.

Quindi, chi dovrà pagare la multa, si vedrà addebitate solo le spese di accertamento e non più i costi di notifica.

Inoltre, con l’arrivo della notifica di accettazione, la contravvenzione risulterà a tutti gli effetti recapitata al trasgressore.

Il provvedimento prevede che, polizia stradale, carabinieri, guardia di finanza e tutti gli organi di polizia locali, provinciali e municipali, al momento del fermo sono tenuti ad utilizzare esclusivamente l’indirizzo pec del trasgressore.

In caso di contestazione, le comunicazioni dovranno essere inviate alla PEC del proprietario del veicolo.

Le forze dell’ordine potranno consultare l’archivio nazionale delle caselle PEC messo a disposizione dal Ministero dello Sviluppo Economico, oppure qualsiasi indice pubblico.

In ogni caso, la polizia, potrà richiedere direttamente al cittadino il proprio indirizzo di domicilio digitale.

Nel caso in cui, non fosse identificato il guidatore da multare, le comunicazioni arriverebbero direttamente al proprietario del veicolo (a cui ci si potrà ricondurre facendo le apposite verifiche).

Quali sono i termini di notifica?

I termini di notifica delle multe, restano invariati:

• 5 giorni per pagare la sanzione scontata;
• 60 giorni per pagare la sanzione ridotta;
• 30 giorni per fare ricorso al giudice di pace;
• 60 giorni per fare ricorso al prefetto.

I termini di decorrenza della multa partiranno dal momento in cui il sistema genera la ricevuta di avvenuta consegna della PEC, anche se il messaggio di posta elettronica non viene letto.

Come funziona per chi non ha una casella Pec?

Per tutti i soggetti che non possiedono la PEC, il verbale verrà inviato come di consueto tramite Poste Italiane o con corriere privato, con in più l’aggravante del costo di notifica.

Cos’è un domicilio digitale?

Secondo l’art. 3 bis del Codice dell’Amministrazione Digitale “Al fine di facilitare la comunicazione tra pubbliche amministrazioni e cittadini, è facoltà di ogni cittadino indicare alla pubblica amministrazione un proprio indirizzo di posta elettronica certificata quale suo domicilio digitale.“

L’indirizzo PEC, dovrà essere reso noto all’ANPR (Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente) in modo da essere disponibile a tutte le pubbliche amministrazioni.