Il 2024 si presenta come un anno particolare per le società, in quanto, essendo bisestile, comporta variazioni nei termini e negli adempimenti relativi al deposito del bilancio.

È fondamentale per le aziende rispettare le scadenze imposte per garantire la regolarità delle operazioni e la trasparenza nei confronti degli stakeholders.

Secondo quanto stabilito dall’articolo 2364 del Codice Civile, il termine ordinario per l’approvazione del bilancio annuale è di 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Pertanto, per le società che hanno concluso l’esercizio al 31 dicembre 2023, tale scadenza cade il prossimo 29 aprile 2024. Tuttavia, è importante notare che il termine ultimo per il deposito del bilancio è il 29 maggio 2024.

Assemblea per l’Approvazione

L’assemblea per l’approvazione del bilancio può essere convocata entro i 120 giorni previsti, ma è possibile estendere tale termine fino a un massimo di 180 giorni.

Questa proroga è consentita per società soggette alla redazione del bilancio consolidato o in presenza di particolari esigenze relative alla struttura o all’oggetto sociale.

Prima del deposito del bilancio, è necessario seguire una serie di adempimenti e rispettare specifici termini:

• Redazione del Progetto di Bilancio e Relazione sulla Gestione: almeno 30 giorni prima dell’assemblea, gli amministratori devono redigere il progetto di bilancio e la relazione sulla gestione.
• Trasmissione all’Organo di Controllo: entro lo stesso termine, devono trasmettere il progetto di bilancio e la relazione all’organo di controllo (collegio sindacale, sindaco unico, revisore).
• Deposito del Progetto di Bilancio e Relazioni: almeno 15 giorni prima dell’assemblea, il progetto di bilancio e le relazioni devono essere depositati presso la sede sociale.

Convocazione dell’Assemblea

Per le società per azioni quotate, l’avviso di convocazione deve essere pubblicato nella Gazzetta Ufficiale o su un quotidiano almeno 15 giorni prima dell’assemblea.

Per le società non quotate e le società a responsabilità limitata, la convocazione dell’assemblea deve avvenire almeno 8 giorni prima mediante lettera raccomandata ai soci.

Deposito del Bilancio

Una fase fondamentale nel processo di rendicontazione finanziaria delle società è il deposito del bilancio presso il Registro delle Imprese.

Questo momento segna il culmine di un lungo iter di preparazione e revisione del bilancio e rappresenta un momento di grande importanza per la trasparenza e la responsabilità aziendale.

Entro 30 giorni dall’approvazione del bilancio da parte dell’assemblea, gli amministratori sono tenuti per legge a depositare il bilancio e tutti i documenti correlati presso il Registro delle Imprese competente.

Questo include non solo il bilancio stesso, ma anche la relazione sulla gestione, eventuali relazioni del collegio sindacale o del revisore legale, nonché altre informazioni richieste dalla normativa vigente.

Il deposito del bilancio presso il Registro delle Imprese è un atto di pubblica evidenza che permette a terzi, come investitori, creditori e altri stakeholder, di accedere alle informazioni finanziarie e contabili dell’azienda.

Questo contribuisce a garantire la trasparenza e la veridicità delle informazioni finanziarie, fondamentali per la corretta valutazione della società e per la presa di decisioni informate da parte degli investitori e dei creditori.

Inoltre, il deposito del bilancio costituisce un obbligo legale imposto dalle normative nazionali e comunitarie, volte a garantire la correttezza e l’adeguatezza della rendicontazione finanziaria delle società.

Il mancato rispetto di questo obbligo può comportare sanzioni e penalizzazioni per gli amministratori e per la società stessa, oltre a compromettere la credibilità e la reputazione dell’azienda sul mercato.

Assemblee “a Distanza”

È importante sottolineare che le assemblee “a distanza”, introdotte straordinariamente durante la pandemia da Covid-19, sono state oggetto di proroga e si è in attesa di chiarimenti sulla loro liceità, nonostante alcuni pronunciamenti del Consiglio del Notariato abbiano mitigato l’incertezza.

In conclusione, il deposito del bilancio per il 2024 richiede una scrupolosa osservanza dei termini e degli adempimenti previsti dalla legge, al fine di assicurare la regolarità delle operazioni e la trasparenza delle informazioni finanziarie delle società.

Tutte le società di capitali, anche quelle a responsabilità limitata, devono obbligatoriamente convocare annualmente un’assemblea dei soci per l’approvazione del bilancio, che poi va depositato presso il Registro delle Imprese in via esclusivamente telematica, in formato XBRL, e con la firma digitale del rappresentante legale. La mancata presentazione del bilancio comporta pesanti sanzioni economiche.

Obbligatorietà e modalità della presentazione del bilancio

Almeno una volta all’anno ogni società di capitali deve convocare un’assemblea in cui l’organo amministrativo societario deve presentare ai soci il bilancio d’esercizio da approvare, entro il termine stabilito nello statuto societario e in ogni caso non oltre i 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio. Il Codice Civile stabilisce che il termine possa essere portato a 180 giorni in caso di speciali ragioni.

Una volta che il bilancio è stato approvato dall’assemblea, deve essere depositato presso il Registro delle Imprese, presentando una copia del bilancio, eventuali relazioni sulla gestione e quella dei sindaci ed il verbale di approvazione del bilancio da parte dell’assemblea o del Consiglio di sorveglianza e solo per le SPA, anche l’elenco dettagliato dei soci se sono variati rispetto a quanto già depositato in Camera di Commercio.

La modalità di presentazione è obbligatoriamente per via telematica, in formato elettronico XBRL, mentre gli allegati devono essere in formato PDF/Archive (PDF/A). Per la trasformazione del bilancio in formato XBRL è anche possibile ricorrere a servizi di conversione dai più comuni formati pdf, doc, docx e xls.
Per la presentazione è necessaria la firma digitale del legale rappresentante societario o di un professionista (commercialista) incaricato di effettuare il deposito.

Chi non avesse un contratto con la Camera di Commercio per l’invio della pratiche, può ricorrere al servizio di agenzie di disbrigo pratiche, opzione che risulta sicura, veloce e ed economica.

Leggi anche: “Firma Digitale CNS, come funziona e come averla”

Nuove regole per l’emergenza Covid-19

Un decreto legge ha stabilito che, finché perdurino le limitazioni agli spostamenti imposte per il coronavirus, i termini per la prima convocazione dell’assemblea (unica convocazione per le s.r.l.) saranno allungati da 120 a 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale, senza obbligo di esplicitarne la motivazione.

Il decreto ha anche previsto la possibilità di realizzare le assemblee dei soci per via telematica, anche in deroga alla statuto societario. Il presidente, il segretario e, se ne è prevista la presenza, il notaio non dovranno necessariamente trovarsi nello stesso luogo fisico.

Si potrà quindi ricorrere a mezzi di telecomunicazione, purché sia possibile garantire l’identificazione dei partecipanti all’assemblea, la loro reale partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, che potrà essere svolto anche per mezzo di comunicazione scritta.

I termini di scadenza aggiornati

Mentre la regola generale è che l’assemblea sia convocata entro il 29 aprile (120 giorni dalla chiusura dell’esercizio), quest’anno, a causa della normativa per ridurre la diffusione del coronavirus, tutte le scadenze sono state differite di 60 giorni. Ciò significa che il bilancio societario può essere approvato entro il 29 giugno 2020 (essendo il 28 giugno domenica, si slitta al primo giorno feriale successivo) oppure entro il 29 luglio 2020 in seconda convocazione, se alla prima assemblea non si è raggiunto il minimo di soci necessari per deliberare.

Pertanto i tempi massimi per ogni attività relativa all’approvazione e al deposito del bilancio di esercizio 2019 sono i seguenti.

Entro il 29 giugno si svolgerà l’assemblea di prima convocazione. In questo caso il deposito del bilancio al Registro Imprese deve avvenire entro il 29 luglio.

Entro il 29 luglio, se necessaria, si dovrà svolgere l’assemblea di seconda convocazione. In questo caso il deposito del bilancio al Registro Imprese deve avvenire entro il 28 agosto.

Questa nuova disposizione è nata in seguito all’esigenza di assicurare certezza dell’identità del soggetto tenuto all’adempimento (amministratore, legale rappresentante, liquidatore, sindaco, titolare ditta individuale) e alla necessità di velocizzare i tempi di elaborazione delle pratiche.

Altro vantaggio da non sottovalutare è la qualità dei dati, poiché eliminando il passaggio “analogico” (firma in autentica sulla procura e copia del documento di identità allegata) si eviterà l’eventuale sospensione delle pratiche per irregolarità.

Come funzionerà per gli intermediari?

Gli intermediari potranno continuare a predisporre ed inviare le pratiche telematiche, ma sarà richiesta in aggiunta anche la firma digitale del soggetto obbligato all’adempimento. Quindi, non potranno più qualificarsi come “dichiaranti” e firmare, a tale titolo, la domanda di iscrizione o di deposito.

Resta inteso che continueranno ad essere accettate, senza la cd. procura speciale, come già avviene attualmente, le pratiche che l’intermediario ha il potere di firmare digitalmente in base alla legge su incarico dell’imprenditore (es. il commercialista, in quanto ‘incaricato’ e legittimato in base alla legge n. 340/2000).

Quali sono gli adempimenti che rientrano in questo cambiamento?

Alcuni esempi di pratiche a cui fa riferimento la nuova disposizione sono:

• Deposito bilancio d’esercizio;
• Comunicazione PEC;
• Nomina / cessazione di amministratore, liquidatore;
• Inizio o variazione attività;
• Apertura / variazione / chiusura sedi;
• Iscrizione o variazione imprese artigiane.

Cosa succede se il soggetto interessato non ha la firma digitale?

Se oltre i termini previsti dalla normativa le pratiche camerali continueranno ad essere inviate utilizzando la procura cartacea, saranno automaticamente rigettate dalla Camera di Commercio.

Per ottenere velocemente la tua Firma Digitale puoi rivolgerti ad un distributore autorizzato. Clicca qui per sapere come.

EUID è l’identificativo unico europeo, previsto dalla direttiva 2012/17/EU e dal Decreto del Ministero dello Sviluppo Economico, che ha lo scopo di facilitare l’avvio di un sistema europeo di interconnessione tra i registri delle imprese. L’Art. 3, comma 2 della direttiva stabilisce che “Gli Stati membri provvedono che le imprese dispongano di un identificativo unico che consenta di identificarle inequivocabilmente nella comunicazione tra registri attraverso il sistema di interconnessione dei registri centrali, commerciali e delle imprese […]”.

L’EUID è formato da un codice identificativo del paese membro più il numero di iscrizione e numero identificativo della società o succursale presso il registro nazionale di origine.

POSIZIONAMENTO IN VISURA

 In relazione a quanto appena detto, l’identificativo unico europeo (EUID) verrà inserito, a partire dall’8 giugno, tra i dati del Registro Imprese relativi:

• alle società di capitali con sede secondaria in Italia e sede legale all’estero;
• alle fusioni transfrontaliere (fusione tra una o più società di capitali italiane ed una o più società di capitali di altro Stato membro dell’Unione Europea).

Precisamente nel blocco “SEDE”

e nel blocco “FUSIONI, SCISSIONI”