Le scadenze del 2026

L’obbligo di deposito del bilancio al Registro Imprese è disciplinato dall’art. 2435 del codice civile per le SpA e dall’art. 2478-bis per le SRL. Il termine è fissato in 30 giorni dalla data di approvazione assembleare, che a sua volta deve avvenire entro:

• 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio (regime ordinario): approvazione entro il 30 aprile 2026, deposito entro il 30 maggio 2026.
• 180 giorni, se previsto dallo statuto o in presenza di particolari esigenze strutturali: approvazione entro il 29 giugno 2026, deposito entro il 29 luglio 2026.

Se la data di approvazione assembleare cade prima del termine massimo, i 30 giorni per il deposito decorrono da quella data specifica — non dal termine ordinario.

Chi è obbligato

L’adempimento riguarda SRL (comprese le semplificate e le unipersonali), SpA, SapA, cooperative, consorzi con attività esterna e stabili organizzazioni italiane di società estere. La responsabilità ricade personalmente sugli amministratori e, dove nominati, sui sindaci: non sulla società come soggetto.

Cosa va depositato e in quale formato

Il pacchetto documentale da trasmettere comprende: stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa in formato XBRL (eXtensible Business Reporting Language); rendiconto finanziario in XBRL, obbligatorio per le società non in regime abbreviato o micro; relazione sulla gestione in PDF/A, se richiesta in base alle dimensioni societarie; verbale di approvazione dell’assemblea in PDF/A; relazioni del collegio sindacale e del revisore legale, se nominati.

La trasmissione avviene esclusivamente per via telematica tramite la piattaforma messa a disposizione dal Registro Imprese. Il sistema rilascia una ricevuta con numero di protocollo che certifica la data di deposito, rilevante per il calcolo dei termini sanzionatori.

I costi del deposito

Per SRL e SpA il deposito telematico comporta diritti di segreteria di 62,70 euro più imposta di bollo di 65,00 euro, per un totale di 127,70 euro. Le cooperative pagano diritti ridotti (32,70 euro + bollo). A questi si aggiungono gli eventuali onorari del professionista incaricato della predisposizione e dell’invio.

Cosa succede se si è in ritardo: le sanzioni dell’art. 2630 c.c.

L’art. 2630 del codice civile disciplina le sanzioni amministrative per le omissioni nei depositi al Registro Imprese. Due aspetti spesso sottovalutati: la sanzione è personale (colpisce ogni singolo amministratore e sindaco, non la società) ed è aumentata di un terzo quando riguarda specificamente il bilancio.

Le soglie concrete sono:

• Deposito entro 30 giorni dalla scadenza: sanzione ridotta a un terzo, da 33,00 a 344,00 euro per ciascun amministratore.
• Deposito oltre 30 giorni, o omissione totale: sanzione piena, da 137,33 a 1.376,00 euro per ciascun amministratore.

In un consiglio di amministrazione composto da tre persone, l’esposizione massima nel secondo scenario supera i 4.000 euro complessivi. La Camera di Commercio notifica il verbale di accertamento di norma entro 6-12 mesi dalla scadenza. Una volta notificato il verbale, l’amministratore ha 60 giorni per pagare in misura ridotta — pari a un terzo del massimo edittale o al doppio del minimo, in base a quanto previsto dall’art. 16 della L. 689/1981 — e chiudere definitivamente il procedimento.

Come regolarizzarsi: i passi concreti

Non esiste un “ravvedimento operoso” formalizzato come in ambito tributario, ma il meccanismo premiale dell’art. 2630 c.c. produce un effetto analogo: più rapidamente si deposita, minore è la sanzione applicabile.

1. Procedere al deposito telematico il prima possibile, cercando di rientrare nei 30 giorni dalla scadenza originaria per accedere alla sanzione ridotta.
2. Verificare che la documentazione sia completa: file XBRL valido e aggiornato alla tassonomia corrente, verbale assembleare firmato, firma digitale del soggetto firmatario non scaduta. Un rigetto tecnico della pratica fa slittare la data di deposito e può far perdere la finestra della sanzione ridotta.
3. Al ricevimento del verbale di accertamento dalla CCIAA, pagare in misura ridotta entro i 60 giorni, conservando la ricevuta come prova dell’estinzione del procedimento.
4. Per gli esercizi futuri, impostare un promemoria di almeno 15 giorni prima della scadenza: gli imprevisti tecnici capitano con più frequenza di quanto ci si aspetti.

Gestire con tempestività un ritardo nel deposito del bilancio fa la differenza, non solo sul piano economico ma anche su quello della credibilità formale dell’impresa. Avere a fianco chi segue questi adempimenti con continuità significa trasformare una scadenza potenzialmente critica in un appuntamento di routine — e dedicare energie a ciò che conta davvero: gestire e far crescere l’impresa. Team Service affianca le PMI in tutti gli adempimenti camerali e burocratici, con un approccio che mette ordine nelle scadenze prima che diventino un problema.

Il 2024 si presenta come un anno particolare per le società, in quanto, essendo bisestile, comporta variazioni nei termini e negli adempimenti relativi al deposito del bilancio.

È fondamentale per le aziende rispettare le scadenze imposte per garantire la regolarità delle operazioni e la trasparenza nei confronti degli stakeholders.

Secondo quanto stabilito dall’articolo 2364 del Codice Civile, il termine ordinario per l’approvazione del bilancio annuale è di 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Pertanto, per le società che hanno concluso l’esercizio al 31 dicembre 2023, tale scadenza cade il prossimo 29 aprile 2024. Tuttavia, è importante notare che il termine ultimo per il deposito del bilancio è il 29 maggio 2024.

Assemblea per l’Approvazione

L’assemblea per l’approvazione del bilancio può essere convocata entro i 120 giorni previsti, ma è possibile estendere tale termine fino a un massimo di 180 giorni.

Questa proroga è consentita per società soggette alla redazione del bilancio consolidato o in presenza di particolari esigenze relative alla struttura o all’oggetto sociale.

Prima del deposito del bilancio, è necessario seguire una serie di adempimenti e rispettare specifici termini:

• Redazione del Progetto di Bilancio e Relazione sulla Gestione: almeno 30 giorni prima dell’assemblea, gli amministratori devono redigere il progetto di bilancio e la relazione sulla gestione.
• Trasmissione all’Organo di Controllo: entro lo stesso termine, devono trasmettere il progetto di bilancio e la relazione all’organo di controllo (collegio sindacale, sindaco unico, revisore).
• Deposito del Progetto di Bilancio e Relazioni: almeno 15 giorni prima dell’assemblea, il progetto di bilancio e le relazioni devono essere depositati presso la sede sociale.

Convocazione dell’Assemblea

Per le società per azioni quotate, l’avviso di convocazione deve essere pubblicato nella Gazzetta Ufficiale o su un quotidiano almeno 15 giorni prima dell’assemblea.

Per le società non quotate e le società a responsabilità limitata, la convocazione dell’assemblea deve avvenire almeno 8 giorni prima mediante lettera raccomandata ai soci.

Deposito del Bilancio

Una fase fondamentale nel processo di rendicontazione finanziaria delle società è il deposito del bilancio presso il Registro delle Imprese.

Questo momento segna il culmine di un lungo iter di preparazione e revisione del bilancio e rappresenta un momento di grande importanza per la trasparenza e la responsabilità aziendale.

Entro 30 giorni dall’approvazione del bilancio da parte dell’assemblea, gli amministratori sono tenuti per legge a depositare il bilancio e tutti i documenti correlati presso il Registro delle Imprese competente.

Questo include non solo il bilancio stesso, ma anche la relazione sulla gestione, eventuali relazioni del collegio sindacale o del revisore legale, nonché altre informazioni richieste dalla normativa vigente.

Il deposito del bilancio presso il Registro delle Imprese è un atto di pubblica evidenza che permette a terzi, come investitori, creditori e altri stakeholder, di accedere alle informazioni finanziarie e contabili dell’azienda.

Questo contribuisce a garantire la trasparenza e la veridicità delle informazioni finanziarie, fondamentali per la corretta valutazione della società e per la presa di decisioni informate da parte degli investitori e dei creditori.

Inoltre, il deposito del bilancio costituisce un obbligo legale imposto dalle normative nazionali e comunitarie, volte a garantire la correttezza e l’adeguatezza della rendicontazione finanziaria delle società.

Il mancato rispetto di questo obbligo può comportare sanzioni e penalizzazioni per gli amministratori e per la società stessa, oltre a compromettere la credibilità e la reputazione dell’azienda sul mercato.

Assemblee “a Distanza”

È importante sottolineare che le assemblee “a distanza”, introdotte straordinariamente durante la pandemia da Covid-19, sono state oggetto di proroga e si è in attesa di chiarimenti sulla loro liceità, nonostante alcuni pronunciamenti del Consiglio del Notariato abbiano mitigato l’incertezza.

In conclusione, il deposito del bilancio per il 2024 richiede una scrupolosa osservanza dei termini e degli adempimenti previsti dalla legge, al fine di assicurare la regolarità delle operazioni e la trasparenza delle informazioni finanziarie delle società.

Tutte le società di capitali, anche quelle a responsabilità limitata, devono obbligatoriamente convocare annualmente un’assemblea dei soci per l’approvazione del bilancio, che poi va depositato presso il Registro delle Imprese in via esclusivamente telematica, in formato XBRL, e con la firma digitale del rappresentante legale. La mancata presentazione del bilancio comporta pesanti sanzioni economiche.

Obbligatorietà e modalità della presentazione del bilancio

Almeno una volta all’anno ogni società di capitali deve convocare un’assemblea in cui l’organo amministrativo societario deve presentare ai soci il bilancio d’esercizio da approvare, entro il termine stabilito nello statuto societario e in ogni caso non oltre i 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio. Il Codice Civile stabilisce che il termine possa essere portato a 180 giorni in caso di speciali ragioni.

Una volta che il bilancio è stato approvato dall’assemblea, deve essere depositato presso il Registro delle Imprese, presentando una copia del bilancio, eventuali relazioni sulla gestione e quella dei sindaci ed il verbale di approvazione del bilancio da parte dell’assemblea o del Consiglio di sorveglianza e solo per le SPA, anche l’elenco dettagliato dei soci se sono variati rispetto a quanto già depositato in Camera di Commercio.

La modalità di presentazione è obbligatoriamente per via telematica, in formato elettronico XBRL, mentre gli allegati devono essere in formato PDF/Archive (PDF/A). Per la trasformazione del bilancio in formato XBRL è anche possibile ricorrere a servizi di conversione dai più comuni formati pdf, doc, docx e xls.
Per la presentazione è necessaria la firma digitale del legale rappresentante societario o di un professionista (commercialista) incaricato di effettuare il deposito.

Chi non avesse un contratto con la Camera di Commercio per l’invio della pratiche, può ricorrere al servizio di agenzie di disbrigo pratiche, opzione che risulta sicura, veloce e ed economica.

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Nuove regole per l’emergenza Covid-19

Un decreto legge ha stabilito che, finché perdurino le limitazioni agli spostamenti imposte per il coronavirus, i termini per la prima convocazione dell’assemblea (unica convocazione per le s.r.l.) saranno allungati da 120 a 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale, senza obbligo di esplicitarne la motivazione.

Il decreto ha anche previsto la possibilità di realizzare le assemblee dei soci per via telematica, anche in deroga alla statuto societario. Il presidente, il segretario e, se ne è prevista la presenza, il notaio non dovranno necessariamente trovarsi nello stesso luogo fisico.

Si potrà quindi ricorrere a mezzi di telecomunicazione, purché sia possibile garantire l’identificazione dei partecipanti all’assemblea, la loro reale partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, che potrà essere svolto anche per mezzo di comunicazione scritta.

I termini di scadenza aggiornati

Mentre la regola generale è che l’assemblea sia convocata entro il 29 aprile (120 giorni dalla chiusura dell’esercizio), quest’anno, a causa della normativa per ridurre la diffusione del coronavirus, tutte le scadenze sono state differite di 60 giorni. Ciò significa che il bilancio societario può essere approvato entro il 29 giugno 2020 (essendo il 28 giugno domenica, si slitta al primo giorno feriale successivo) oppure entro il 29 luglio 2020 in seconda convocazione, se alla prima assemblea non si è raggiunto il minimo di soci necessari per deliberare.

Pertanto i tempi massimi per ogni attività relativa all’approvazione e al deposito del bilancio di esercizio 2019 sono i seguenti.

Entro il 29 giugno si svolgerà l’assemblea di prima convocazione. In questo caso il deposito del bilancio al Registro Imprese deve avvenire entro il 29 luglio.

Entro il 29 luglio, se necessaria, si dovrà svolgere l’assemblea di seconda convocazione. In questo caso il deposito del bilancio al Registro Imprese deve avvenire entro il 28 agosto.