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Registrazione contratti: Perché bisogna farla e come procedere

Chissà quante volte ti sarà capitato di sentire la parola “contratto” e di non sapere esattamente cosa sia. In questo articolo, parleremo in particolare di registrazione contratti, concentrandoci su un tipo di contratto che interessa molti tipi di cittadini e imprese, ossia la registrazione del contratto di locazione, procedura obbligatoria per legge per tutti coloro che hanno un immobile in affitto. 

Prima però di fare luce su questi aspetti, cerchiamo di capire meglio insieme cos’è un contratto,come si stipula e cosa bisogna fare per renderlo efficace.

Cos’è un contratto

La definizione di contratto ci è fornita dall’art.1321 del codice civile, in cui questo particolare vincolo giuridico viene definito come “l’accordo di due o più parti per costituire, regolare o estinguere tra loro un rapporto giuridico patrimoniale”.

Ecco, pertanto, quali sono le caratteristiche di un contratto che ci aiutano a comprendere meglio di cosa stiamo parlando:

  • Un contratto è un accordo che presuppone sempre la presenza di due o più parti;
  • Il vincolo che si instaura tramite la sottoscrizione di un contratto ha sempre una natura patrimoniale;
  • La funzione del contratto è sempre quella di creare nuovi rapporti giuridici o di intervenire, regolandoli, su quelli già esistenti.

Come è fatto un contratto

Un contratto, che quindi non è altro che una forma particolare di negozio giuridico, per essere considerato valido e efficace ha bisogno di contenere alcuni elementi essenziali (art. 1325 del codice civile): 

  1. Accordo;
  2. Causa;
  3. Oggetto;
  4. Forma.

Ci sono poi degli elementi accessori che possono essere o meno contenuti nel contratto a seconda della decisione delle parti e questi sono:

  1. Condizione;
  2. Termine;
  3. Onere o modo.

Elementi essenziali di un contratto

Il primo elemento che non può mai mancare in un contratto è l’accordo, che si definisce come l’incontro delle volontà dei contraenti. In genere, però, soprattutto quando si parla di contratti di natura commerciale, l’accordo è il risultato dell’accettazione di una proposta avanzata da una delle due parti.

L’altro elemento essenziale di un contratto è la causa, che corrisponde potremo dire alla funzione stessa del contratto stesso, quindi agli effetti che questo va a produrre (ad esempio, in un contratto di compravendita, la causa è lo scambio del bene oggetto del negoziato). Da notare, comunque, che la causa di un contratto non corrisponde mai ai motivi soggettivi delle singole parti.

Vediamo ora l’oggetto, che come è facile intuire corrisponde al bene o all’azione che è oggetto dello scambio. Questo ovviamente deve essere sempre qualcosa di lecito, esistente (o comunque possibile, in grado di esistere) e soprattutto determinabile. È necessario, cioè, che le parti siano in grado di determinare con esattezza qual è l’oggetto dello scambio, anche se questo consiste in una promessa di uno scambio che avverrà nel futuro.

Infine, l’ultimo elemento essenziale del contratto è la forma. Non ci soffermeremo a lungo su questo aspetto dato che altrimenti saremo costretti ad introdurre termini giuridici piuttosto ostici per chi non è del settore. La cosa più importante da dire è che la forma è, in pratica, il mezzo attraverso cui si manifesta la volontà delle parti e che, nella maggior parte dei casi, la validità del contratto è sempre vincolata alla forma scritta o scrittura privata autenticata.

Elementi accessori di un contratto

In alcuni casi è possibile inserire nel contratto anche degli elementi accessori o accidentali che servono a definire meglio la natura dello scambio. Questi sono principalmente:

  • La condizione, ossia un avvenimento futuro ancora non ben definito da cui può dipendere o meno lo sviluppo degli effetti;
  • Il termine, ossia la definizione di un evento futuro questa volta certo a partire dal quale si producono gli effetti;
  • L’onere o il modo, che invece corrisponde ad una limitazione preventiva degli effetti del contratto.

Quanti e quali tipi di contratti ci sono

I contratti possono essere classificati in base a numerose tipologie. Sulla base ad esempio della causa che abbiamo visto prima, è possibile distinguere tra:

  • Contratti tipici o nominati, che sono contratti il cui modello è già previsto e disciplinato dalla legge;
  • Contratti atipici o innominati, che invece non possono essere ricondotti a forme contrattuali già esistenti e quindi bisogna per forza ricorrere all’autonomia contrattuale (art. 1322 del codice civile);
  • Contratti misti, costituiti invece da più elementi riconducibili a fattispecie contrattuali distinte.

 È, inoltre, possibile distinguere fra:

  • Contratti consensuali, il cui effetto è la manifestazione del consenso fra le parti su una determinata azione, e contratti reali, che si concludono invece con la consegna vera e propria del bene;
  • Contratti unilaterali, in cui una sola delle parti è chiamata a fare, dare o non fare qualcosa, e contratti a prestazioni corrispettive, dove si assiste invece ad uno scambio di prestazioni;
  • Contratti a titolo oneroso e contratti a titolo gratuito, a seconda che sia previsto o meno un sacrificio patrimoniale;
  • Contratti associativi, in cui le parti sono concordi nel realizzare un interesse comune, e contratti di scambio dove invece si verifica un conflitto di interessi.

Guardando infine al momento di esecuzione del contratto si può distinguere tra:

  • Contratti ad esecuzione istantanea, che esauriscono gli effetti in un solo momento;
  • Contratti di durata, la cui produzione degli effetti è protratta nel tempo.

I contratti ad esecuzione istantanea possono a loro volta essere:

  • Ad esecuzione immediata, se gli effetti sono contestuali alla stipula del contratto;
  • Ad esecuzione differita, se invece gli effetti sono successivi.

I contratti di durata, invece, possono essere:

  • Ad esecuzione continuata, se la prestazione è protratta nel tempo (ad esempio il contratto di locazione);
  • Ad esecuzione periodica, se vi sono più prestazioni, ma effettuate in date differenti.

Come scrivere un contratto

Entriamo ora nel vivo del nostro articolo e vediamo come si fa a scrivere un contratto. Ovviamente, come puoi già intuire, questa è un’attività abbastanza complessa per cui è sempre necessaria una fase di preparazione (chiamata anche “fase precontrattuale”) durante la quale le parti del contratto condividono le proposte, avanzando eventualmente delle richieste di modifica.

Al termine di questa trattativa, che può avere una durata di alcuni giorni, settimane o addirittura mesi, si giunge alla fine alla definizione del contratto da sottoporre alla stipula e alla successiva registrazione. Tuttavia in alcuni casi può anche accadere che durante la fase precontrattuale le parti non trovino un accordo e quindi il contratto non venga mai formalizzato.

Una volta raggiunto invece l’accordo, le parti dovranno provvedere, in genere grazie al supporto di un legale, alla redazione del contratto stesso, che dovrà ovviamente includere gli elementi essenziali e talvolta anche quelli accessori che abbiamo indicato sopra.

Perché registrare un contratto

Facciamo ora un passo indietro e torniamo alla definizione di contratto, che come abbiamo detto nel secondo paragrafo corrisponde ad un “accordo di due o più parti per costituire, regolare o estinguere tra loro un rapporto giuridico patrimoniale”. 

Di fatto, quindi, un contratto può essere definito semplicemente come un atto privato tra due o più parti e, quando espresso in forma scritta, come una scrittura privata. Avrai notato quindi che almeno fino a questo punto non si è parlato o meno della necessità di registrare o meno un contratto, che poi è l’argomento centrale di questo articolo.

Bene, allora a che serve la registrazione di un contratto? La registrazione serve prima di tutto per dare valore all’atto non solo fra le parti ma anche verso terzi. Si tratta, ovviamente, di un aspetto che spesso viene sottovalutato, ma che può rivelarsi decisivo per la validità del contratto stesso in alcuni contesti.

La registrazione, inoltre, fornisce alla scrittura privata una data di inizio certa, in quanto posta da un pubblico ufficiale (Tribunale o Agenzia delle Entrate). Questa permette di avere la certezza dell’esatto momento in cui la scrittura è stata siglata, evitando spiacevoli inconvenienti come la retrodatazione di un atto compilato all’occorrenza per frode o dolo a danno di terzi.

Ma questo non è tutto, in quanto, in alcuni casi, la registrazione del contratto non è solo una scelta opzionale. Ci sono, infatti, alcuni tipi di contatti o scritture private per i quali è obbligatorio procedere con la registrazione. Questi sono:

  • Contratto di locazione ad uso abitativo o commerciale (se l’affitto supera i 30 giorni nell’arco di un anno);
  • Compromesso con contratto preliminare di compravendita immobiliare;
  • Contratto di comodato di beni immobili;
  • Concessione di ipoteca;
  • Cessioni di auto e moto;
  • Provvedimenti giudiziari come ad esempio le ordinanze di sfratto;
  • Trasferimento e affitto d’azienda.

Non è invece obbligatorio procedere con la registrazione di scritture private non autenticate anche se comunque anche in questi casi è fortemente consigliato, quali ad esempio:

  • Testamenti;
  • Atti per la formazione del catasto dei terreni e dei fabbricati;
  • Contratti di lavoro subordinato;
  • Contratti di mezzadria;
  • Altri tipi di contratti che non hanno carattere patrimoniale.

Quando registrare un contratto di locazione

La maggior parte dei contratti per i quali è previsto l’obbligo di registrazione devono essere registrati entro venti giorni dalla data del contratto, ad eccezione delle locazioni di immobili per le quali è previsto il termine di trenta giorni.

Vi sono poi alcuni atti che richiedono di essere registrati solo “in caso d’uso”, ossia quando vengono depositati presso le cancellerie del Tribunale o presso enti o amministrazioni dello Stato come l’Agenzia delle Entrate per l’esplicazione di attività amministrative. Ad esempio, devono essere registrati in caso d’uso tutti i contratti soggetti al pagamento dell’Iva.

Come si registra un contratto

In questa parte dell’articolo ci concentriamo in modo particolare su una tipologia di contratto per il quale scatta sempre l’obbligo di registrazione, ossia il contratto di locazione

Per effettuare la registrazione di questo tipo di contratto che regola l’affitto di immobili ad uso abitativo o commerciale fra le parti, è necessario compilare il modello RLI disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate e procedere poi alla sua presentazione:

  1. Attraverso gli stessi servizi telematici dell’Agenzia (modalità obbligatoria per gli agenti immobiliari e i possessori di più di 10 immobili);
  2. Recandosi fisicamente presso un ufficio dell’Agenzia delle Entrate per compilare e consegnare il modulo;
  3. Ricorrendo ad un intermediario abilitato come ad esempio Team Service. 

Registrazione contratto d’affitto attraverso il sito dell’Agenzia delle Entrate

In questo caso, bisogna entrare nella sezione specifica “Servizi per registrare contratti di locazione”, dove è disponibile la registrazione online sul modulo RLI. Per poter accedere è, però, necessario essere preventivamente in possesso di SPID.

Per completare la procedura è richiesto di allegare una copia del contratto di locazione, soprattutto se si tratta di contratti di tipo commerciale. Inoltre, per rendere effettiva la registrazione della locazione è necessario pagare l’imposta di bollo e di registro, di importo variabile a seconda della tipologia di immobile locato.

Registrazione contratto di affitto presso gli Uffici delle Entrate

La registrazione del contratto di affitto si può effettuare anche di persona recandosi presso un qualsiasi ufficio dell’Agenzia delle Entrate. In questo caso saranno necessari almeno due copie del contratto da registrare e il modello RLI compilato, oltre ai contrassegni telematici per il pagamento dell’imposta di bollo (ex marca da bollo), da applicare su ogni copia del contratto da registrare. 

Sarà inoltre necessario presentare ricevuta di pagamento dell’imposta di registro effettuata con Modello F24, ad eccezione dei contribuenti che hanno optato per la cedolare secca che invece saranno tenuti al versamento dell’imposta sostitutiva.

Registrazione contratto di locazione presso un intermediario come Team Service

La procedura di registrazione di un contratto d’affitto o locazione può essere eseguita anche online da un intermediario abilitato. 

In questo caso, la procedura di registrazione non solo avviene in modo semplice, sicuro e veloce utilizzando il canale telematico, ma si è anche maggiormente sicuri di non commettere errori che, quando si tratta di procedure abbastanza complesse come queste, sono sempre dietro l’angolo!

Con la procedura di registrazione di contratti di locazione di Team Service, ad esempio, non devi far altro che:

  1. Inviare tramite un apposito task disponibile sul sito la copia del contratto e i documenti di identità di chi lo ha sottoscritto;
  2. Attendere la ricevuta di avvenuta registrazione mentre noi ci occupiamo di verificare che non ci siano errori che possano farti incorrere in sanzioni e provvediamo all’inoltro della richiesta dinanzi l’Agenzia delle Entrate.

Il nostro supporto si estende anche per quanto riguarda il calcolo delle imposte da pagare (se il tuo contratto non è in cedolare secca, in tal caso potrai pagare in seguito l’imposta sostitutiva) e altri adempimenti come la risoluzione del contratto di locazione, il pagamento delle imposte per le annualità successive di un contratto di locazione e la proroga.

Per conoscere il costo e le modalità di erogazione del nostro servizio di registrazione di contratti di locazione, recati in una delle nostre sedi, chiamaci al numero 081-5628221 oppure visita le pagine dedicate alla registrazione di contratti di locazione direttamente sul nostro sito!

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